前  言

本标准的框架格式是根据国际标准化组织制定的ISO 2709:1996《信息与文献 信息交换格式》编写的。本标准的执行格式是根据国际图书馆协会机构联合会制定的《国际机读目录格式》和国际档案理事会制定的《国际标准档案著录规则（总则）》并结合我国档案机读目录著录的实际编写的。

本标准由国家档案局提出。

本标准由全国信息与文献标准化技术委员会归口。

本标准起草单位：上海市档案局、南京政治学院上海分院。

本标准主要起草人：张正强、邹伟农、段荣婷、严雪林、卞刚、常建宏、张文友、张大伟。

引  言

档案信息资源共享是实现我国整体文献信息资源共享的一个不可缺少的组成部分。随着我国各级各类计算机网络的建立与形成，为档案信息资源的其享创造了一个有利的网络环境。但是，没有统一的、标准化的档案机读目录格式，档案信息资源的共享也无法实现。为此，特制定本标准以规范档案机读日录格式，为实现档案信息资源的共享，建立高质基的档案目录数据库奠定基础。

正  文

1 范围

本标准规定了与国际和国家相关标准互相兼容的档案计算机机读目录格式。

本标准适用于档案目录数据库的建立和档案目录数据的处理与交换。

2 规范性引用文件

下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

GB/T 1988一1998 信息技术 信息交换用七位编码字符集（eqv ISO/TEC 60646:1991）

GB/T 2260 中华人民共和国行政区划代码

GB 2312 信息交换用汉字编码字符集  基本集

GB/T 2659 世界各国和地区名称代码

GB/T 2901 书目信息交换用磁带格式（GB/T 2901一1992,neq 2709:1981）

GB/T 4880.2一2000 语种名称代码 第2部分：3字母代码（eqv 1SO 639 2:1998）

GB/T 7408 数据元和交换格式 信息交换 日期和时间表示法(GB/T 7408一1994，eqv ISO 8601:1988）

GB 13000 信息技术 通用多八位编码字符集

GB/T 15418 档案分类标引规则

GB/T 18894一2002 电子文件归档与管理规范

DA/T 13 档号编制规则

DA/T 18 档案著录规则

DA/T 19 档案主题标引规则

ISO 2709:1996 信息利文献 信息交换格式

国际标准档案著录规则（总则），国际档案理事会

国际机读目录格式手册：书目格式，国际图书馆协会和机构联合会

3 术语和定义

下列术语和定义适用于本标谁。

3.1 检索点 access point

专门为用于检索目录记录的和名称、词语和代码等。

3.2 内容标识 content designator

用于标识数据元或提供有关数据元附加信息的缩码。内容标识符包括字段标识符、指示符和子字段标识符。

3.3 数据元 data element

被明确标识的最小信息单元，在可变长字段内，数据元由子字段标识符标识，并由此构成子字段。在记录头标、目次区和定长子字段内，由代码构成的数据元是由其字符所在位置标识的。

3.4 数据元标识符 data element identifier

见子字段标识符

3.5 目次区 directory

一条记录内数据区各字段位置的索引。

3.6 字段 field

由字段标识符标识并已被定义的字符串，可包含一个或多个子子段。

3.7 字段分隔符 field separator

用于每一个可变长字段末尾的控制符，以便区分每一个相邻字段。此外，还用于目次区的结束处。

3.8 填充符 fill character

用于特定字符位置，以表明在该字符位不能给出相应代码值的字符，尽管该字符位置已经定义。

3.9 定长子字段 fixed length subfield

长度不变的子字段，对于其出现情况已由本标准的规则所规定，其可包含一个或多个数据元，既可以出现在定长数据字段，如100字段中的$a字段，也可以出现在变长字段，如200字段中的$z字段。

3.10 字段指示符 indicator

与变长字段有关的字符（数字的或字丹的），用以提供有关字段内容的附加信息、记录中该字段与其他字段的相互关系或某些数据处理时所需的操作信息。

3.11 记录 record

字段的集合，用一个记录头标、一个记录目次区、一个数据字段区及一个记录结束符所构成。

3.12 记录头标 record label

位于每条记录的起始位置，提供该记录有关处理参数的字段。

3.13 源格式 source format

转换为由国档案机读目录格式之前就已存在的计算机可读记录的数据格式。

3.14 子字段 subfield

字段内已明确定义的信息单位（参见数据元）。

3.15 子字段标识符 subfield identifier

由了两个字符组成的代码，用以标识可变长字段中不同的子字段，第一个字符为分隔符，总是ISO 2709所规定使用的专用字符，第二个字符为子字段代码，可以是数字，也可以是字母。

3.16 字段标识符 tag

用于标记字段的一组三位数字的符号。

3.17 文字数据 textual data

档案目录记录中供显示用的不同于代码数据的数据，或称行文数据。

3.18 著录单位 unit of description

被作为一个实体进行处理或其本身就是一个实体而构成一条记录基础的任何载体形式的文件或文件集合。

3.19 变长字段 variable field

长度不定的字段。可包含一个或多个数据元或子字段。其长度按字符数计算 ,包括文字数据所占的字符数及字段指示符、子字段标识符及字段分隔符所占的字符数的总和。

4 总则

4.1 字段描述

本标准为各种字段的使用提供了指南，为了保证叙述的完整性和查找的方使性，本标准按字段标识符数字递增顺序予以说明，并规定各种数据字段的描述一般按以下结构加以叙述：

a) 字段定义：对每个字段内容作简要的说明。

b) 出现情况：对每个字段是否重复，是否是必备字段或选择使用字段进行说明。在有些字段中，还包括了对字段出现情况的说明和限定，

c) 指示符：对指示符的值进行说明。

d) 子字段：按序列出子字段，每个子字段后列出定义，及其适用范围，重复性和是否必备的说明。

e) 字段内容注释：对字段的数据内容和字段中子字段之间的关系进行说明，包括适用范围、著录用标识符号以及字段内容形式的建议。

f) 相关字段：列出对与本字段内容相关的字段或数据元，为了有助于字段的比较，并对相关字段的用法进行简要的说明。

如果在其一字段的措述结构中缺省其中的某一项，则表明该项内容在该字段中尚无说明。

4.2 符号规范

本标准所列举的字段、指示符和子字段以及在与其有关的著录和实例中，对符号采用下列规范：

a) 字段标识符：用符号“$”表示 GB/T 1988一1998 中的IS1，作为子字段标识符的第一个符号。

b) 空格符：用符号“#”表示 GB/T 1988一1998 中的空格符，即七位编码字符集代码表中的2/0位置上的这个字符。“#”表示本标准文本中的空格，或表示从行文上显现得不明显但又必须出现的空格。

c) 子字段分隔符：用符号“@”表示 GB/T 1988一1998 中的IS2，作为完整实例中的字段分隔符。尽管实际根据本标准生成的机读目录记录的每一个字段都是以“@”分隔的，但是在各个字段单独应用的举例中则予以省略。

d) 记录结束符：用符号“%”表示 GB/T 1988一1998 中的IS3，作为完整实例中的记录结束符。

e) “未定义”：当短语“未定义”与指示符位连用时，则表示在该指示符位置没有赋值，用空格填充。

f) 系统外字符号：对目前暂不能录人的系统外字采用系统外字符号“=”替代。

g) 非排序字符：使用IS0 6630目录控制字符集中的08/08与08/09位置上的字符，即“≠NBS≠”和“≠NBE≠”字符，分别表示“不排序开始”和“不排序结束”，即指明在这两个排序符号之间的数据是不用于排序的。

5 记录结构

5.1 框架结构

本标准是国际标准化组织制定的ISO 2709的执行格式，对用于交换的机读目录数据记录规定了必须遵循的框架结构：即由记录头标、记录目次区、数据字段区（变长）和记录结束符构成。

记录的框架结构如下：

5.2 记录头标

根据ISO 2709 的规定，每一条记录由24个字符的记录头标开始，记录头标包含有ISO 2709 中定义的关于记录结构的数据和作为ISO 2709 的执行格式而由本标准专门定义的数据元。这些作为执行格式而定义的数据元是：记录类型、记录级别、记录级别关系、档案控制、著录等级、记录的完整程度以及在编制记录中是否采用DA/T 18 等。记录头标中的数据元主要是为满足记录处理的需要，并间接地利用其来确认档案著录单位。¹

注1：档案著录单位的定义见3.18.

5.3 记录目次区

在记录头标之后为记录的目次区，目次区中每个目次项由三个部分构成：三位十进制数表示的字段标识符，四位十进制数表示的数据字段的长度以及用五位十进制数表示的字段起始字符位置。除此以外，在目次项中不再允许有其他字符。记录的目次项结构如下：

目次区的第二部分是该字段的字符数，其包括该字段的全部字符：指示符、子字段标识符、行文字符或代码数据以及字段分隔符。在字段长度之后，是字段起始字符位置，即相对于记录可变长字段部分的第一个字符位置的字段起始字符位置，第一个可变长字段的第一个字符的位置为0,0字符位置在整个记录中的位置由记录头标中第12-16位置h的数字慰明。

字段标识符的区度为3个字符，数据的长度为4个字符，起始字符位的氏度为5个字符，所有由12个字符所构成的目次项均对应于记录中的各个数据字段，标识目次区结束的分隔符是GB/T 1988一1998 中的IS2。目次区中各目次项是按字段标识符的第一个数字排序的，记录中的数据字段本身不需要排序，因为其位置完全是出目次区确定的。

5.4 变长字段

变长数据字段在目次区之后，其通常包括档案目录数据，而不是处理数据。变长数据字段的结如下：

数据（控制）字段（00-）的结构：

数据字段（01-至999）的结构：

除在4--——记录连接块中嵌套结构字段的字段标识符外，字段标识符在数据字段中不出现，而仅出现在目次区中。以00-（如 001）值构成字段标识符的字段，仅由数据及字段分隔符构成，其他数据字段由两位指示符及紧跟其后的若干子字段构成。

各个子字段均以一个子字段标识符开始，子字段标识符由一个子字段分界符和一个标识该子字段的代码（一位字母或一位数字）构成。子字段分界符是GB/T 1988一1998中的IS1。在子字段标识符之后紧跟的是代码数据或任意长度的正文数据，但如果在字段中数据长度是固定的，则对其有专门的说明。字段中最后一个子字段是以字段分隔符作为字段的结束，字段分隔符是GB/T 1988一1998中IS2。在记录最后一个数据字符之后是字段分隔符IS2，而在IS2之后，则是作为记录结束的记录结束符，记录结束符是GB/T 1988一1998中的 IS3。

5.5 必备字段

下面列出的是在根据本标准生成的档案机读目录记录中必须提供的字段，即必备字段：

001一一记录标识号

020一一档号

100一一通用处理数据

101一一档案语种

200一一题名与责任说明项

801一一记录来源

5.6 记录长度

记录长度，本标准限定为99 999个字符，也可以由交换单位双方协商确定。

5.7 记录连接

在实际著录工作中，如果需要将一个著录单位的记录与另一个著录单位的记录连接，可使用4--——记录连接块中的连接字段，这些字段就是专门为建立这样的连接而设定的。更详细的说明见块中对各个字段的描述及该块的引言。

一个连接字段包括了与另一相关著录单位的著录信息，无论该著录单位是否具有单独的记录信息。一个连接字段可由若干个子字段构成，各个子字段内含有和嵌套的按本标准格式形成的机读目录字段标识符、指示符、子字段标识符及字段内容。²

注2：注意，嵌套内的字段不通过记录的目次区进行检索，因为一个完整的连接字段在目次区中只有一个目次项。连接字段中嵌套的字段标识符表示的是连接字段所标识的档案著录单位与本记录所著有录的档案著有录单位之间的关系。

5.8 字符集

根据本标准生成的档案机读目录，应该使用国家的字符集标准，或使用由国际标准化组织制定的字符集标准，记录头标、记录目次区、指示符、子字段标识符以及本标准所规定的代码值应该使用GB/T 1988一1998的功能字符和图形字符，该字符集在机读目录记录中被认为是默认的字符集。在100字段的$a子字段中，第26-29和30-33字符位置，是用于指定记录中所使用的字符集的。所使用的字符集应是国家标准的字符集或经国际标准化组织确认或登记过的字符集。

在根据本标准生成的档案机读目录中，允许使用GB/T 1988—1998的控制功能字符，常用的控制功能字符如下：

a) GB/T 1988一1998 中的控制功能字符IS1：用作子字段标识符中两个字符的第一个字符。

b) GB/T 1988一1998 中的控制功能字符1S2：用作字段分隔符，用于目次区和各个数据字段的结束处。

c) GB/T 1988一1998 中的控制功能字符IS3：用作记录结束符，用于各记录的结束处 。

5.9 数据重复

有四种情况的数据可能以不同形式重复出现：

a) 数据既以编码形式又以文字形式出现，既以显示形式又以非显示形式出现。

b) 档案中含有不同语言文字的同一种信息。DA/T 18 规定了在什么情况下、如何对并列数据著录，而在根据本标准生成的档案机读目录中，则使用不同的子字段或重复子字段的方法来实现。

c) 为熟悉多种语言文字的读者提供多种著录语言文字。

d) 为了适应各种复杂的输出要求，同一种信息以不同文字形式重复。

5.10 记录块功能

本标准的数据字段区共分为10块，各个字段标识符的第一个数字表示该字段所属的块，各个块的功能划分如下：

0--——标识块：著录标识记录或是标识著录单位实体并记载在实体上的号码。

1--——编码信息块：著录描述记录或数据各个方面的定长编码数据元。

2--——著录信息块: 著录DA/T 18所规定的著录项目，但附注项和有关代码（如档案馆代号、缩微号等）除外。

3--——附注块：著录关于著录单位的任何附注或与之相关的记录的附注，以补充说明著录项目、检索点以及其他内容。

4--——记录连接块：著录揭示该记录与其他档案记录之间的关系，这些关系包括：时间关系、级别关系和平行关系等。

5--——相关题名块：著录除正题名以外而又通常出现在档案著录单位实体上的与所著录的档案相关的题名。

6--——主题分析块：著录由语词或符号构成的不同体系的主题数据。

7--——文件责任块：著录关于对著录单位负有某种责任形式的个人、机关团体和家族。

8--——国际使用块：著录国际上一致约定的不适合于0--至7--块的字段。

9--——国内使用块：著录与本单位有关的馆藏信息等一些具有交换意义的数据。

6 记录头标和数据字段——基本说明

6.1 字段和子字段重复

记录中的字段和子字段是可以重复的，但应符合各个数据字段著录的出规规则和子字段定义的规则。qi嵌套在4--——记录连接字段中的字段，其重复应与记录内对应的字段相同。

关于需重复的数据是通过重复整个字段的方法来重复，还是通过在一个不可重复的字段内重复其子字段方法来重复，这在各个字段中均已作出规定。这些规则必须遵守：以确保不同用户在使用本标准时的一致性。

6.2 字段顺序

记录中的字段不需要规定其顺序。目次区中各目次项的顺序不一定就是字段的实际顺序。

6.3 子字段顺序

子字段标识符的值表明子字段没有规定的顺序。只是在一定的情况下，才对特定子字段的位置提出建议。但与DA/T 18相对应的字段，就按DA/T 18规定的顺序著录，这样也就决定了子字段的顺序。

且有数字标识的子字段根据下列规则位于其所适用的部分之前或之后：

子字段$3、$6、$7位于其他所有的子字段之前，而$2、$4、$5位于其他所有的子字段之后。上述前置或后置的各组均按数字的升序排序。

数字子字段如下：

$1 连接数据（见4--——记录连接块）

$2 系统代码

$3 规范记录号

$4 关系词

$5 字段使用机构

$6 字段间连接数据

$7 字段的字母/文字

$8 未定义

$9 汉语拼音

6.4 字符

在按本标准生成的档案机读目录中，当数据是文字形式时，允许使用与图形字符相对应的任何字符。在编码子字段和字段指示符位置中，所允许使用的字符，由相应的字段和子字段规定。

6.5 有歧义时使用的字符

对一编码数据项不能指定正确值时，使用填充符，例如，在源格式中没有完全对应值的情况下，就会有这种情况。填充符是GB/T 1988一1998中的一个“∣”（竖线）图形字符，即七位编码字符集代码表中的7/12位置上的字符。

填充符不能用于记录头标、记录目次区、字段标识符或文字数据，也不能取代必选的编码数据元、子字段标识符，著录用标识符号及其他特定的字符，或取代在一个可选编码字段中所有代码（即不应使用该字段）。

对于编码数据，当著录机构对于特定类型，如100字段（通用处理数据）第22-24字符位置（著录语种）从未规定过代码值，则使用该填充符，表示著录机构在这里未使用描述著录语种的代码。

在某些场合，填充符应与代码“#”、“u”、“v”、“x”、“y”、“z”的使用进行对照。下面是这些代码使用的最一般说明：

# 空，无更多的值。当在定长字段中其实有的代码值少于所分配的字符位置时，则可使用此代码。

u 不详。当著录人员未能找到该项所要求的数据，而又要求尽可能地给出明确代码时，则可使用此代码。

v 组合。当著录对象上出现有多个单一代码特征的组合时，则可使用此代码。

x 不适用。当所定义的代码特征不适用于所要著录的一类档案时,则可使用此代码。

y 不存在。当所定义的代码特征对于某特定著录单位而言不存在时，则可使用些代但。

z 其他。当代码已被定义上且著录档案的特征亦已知道时，但却无一个已定义的代码适合使用，在这种情况下，则可使用此代码。有时，如某类代码表中无u或u已被用于一种特定类型的档案时，亦可将该代码用作“不详”。

对于字段指示符，当著录机构不著录特定类型值时，如711字段（机关团体名）的第一指示符（会议指示符），可以在指示符位置上使用填充符。当在指示符位置上出现用“v”、“u”和”“z”时，即“组合”、“不详”和“其他”时，亦可用填充符。若本标准格式具有专门的指示符，但却不能从源格式的任何代码值中推导出该指示符值时，也可使用填充符。

6.6 非排序控制符

当数据中不具有排序价值的字符时，可用ISO 6630目录控制集中的非排序控制功能符加以标识。其中“NSB”表示不排序字符开始，紧插在不排序字符之前，而“NSE”则表示不排序字符结束，紧插在不参加排序字符之后。在实例中“NSB”用{NSB}表示，“NSE”用”(NSE}”表示。

6.7 数据的形式与内容

本格式其目的是能够容纳不同机构和不同系统所生成的数据，所以本标准推荐若录部分的数据元也依照 1SAD(G)和DA/T 18著录。由于目录记录与1SAD(G)和DA/T 18相关的数据是供目录的利用者或检索者看的，所以在机读形式的记录中其表现形式不再做约定性的规定。

6.8 著录用标识符号

为了保证使用本标准的用户之间的一致性，本标准还提出了一些有关著录用标识符号的建议，即除少数例外，建议在子字段的分界处省略DA/T 18所要求的著录用标识符号，因为它可以通过子字段代码自动生成。

记录中其他部分使用的著录用标识符号，应根据提供记录机构的规则录人。各个机构在录入这种著录用标识符号时应保持一致，以便于使用源数据的用户加工处理。

6.9 中国追加字段

凡标识符中含有9的字段，如9--，-9-，--9，均是为中国使用而定义的字段，同样，当指示符的值为“9”和子字段的慰识符为$9时，是如此。

7 记录头标和数据字段——字段描述

7.1 记录头标

7.1.1 定义

记录头标是根据ISO 2709的规定建立的，包括对记录进行处理时所需的一般性信息。

7.1.2 出现情况

记录头标出现于每条记录的开始，必备，旦不可重复。

7.1.3 字段标识符 指示符和子字段

记录头标中没有字段标识符、指示符和子字段标识符。

7.1.4 定长数据元

记录头标中的数据元是由字符位置标识的。记录头标的总长度为24个字符。字符位置规定从0-23。它包括如下数据元：

7.1.5 字段内容注释

记录头标定位于每条记录的开始，它包含处理记录所需要的数据。字符位10、11、20-23所含的特别固定值可通过计算机程序生成。字符位0-4和12-16所含的是数字型数据，它所表示的记录中相应部分的字符数量可由计算机在生成记录时计算产生。字符位5、6-9、17-19的值，如果采用外来源数据，可以通过转换程序从源记录数据中转换生成。若使用本标准作为源格式，则由人工指定。

（1）记录长度（第0-4字符位置）

五个十进制数字，右对齐，空位必须填零。表示整个记录的字符总数，包括记录头标、目次区和变长字段三部分。当为了交换而组装成一条完整的机读目录的记录时，记录长度由计算机自动生成。

（2）记录状态（第5字符位置）

用一位字符的代码表示记录的处理状态。

设代码如下：

c=经修改的记录

表明该记录是在对错误记录修改后而形成的新记录，或表明本记录其某些字段已被删除过的记录。因此，一条以前曾标定为“n”、“o”、或“p”的记录，若作了修改，其代码均应置“c”。

d=被删除的记录

表明该记录是不再是有效的记录。这类记录可以仅包含记录头标、目次区和001（记录标识号）字段，或者包含记录全部字段。但无论哪种情况，均可使用300——一般性附注字段说明该记录被删除的原因。

n=新记录

表明该记录是新记录。如果记录属于多级著录且属于全宗级以下的新记录，其记录状态用代码“o”， 而不用“n”。

o=具有较高级别的记录

表明该记录是在多级著录中低于全宗级的新记录（参见第8字符位置，即记录级别关系代码2）。

p=不完整的记录

表明该记录虽已建立，但不完整，还有待于修改或补充。

（3）执行代码（第6-9字符位置）

其所以称为“执行代码”，是因为在记录头标的6-9字符位置的代码在ISO 2709中并未定义，而是由标准的执行格式定义，本标准是ISO 2709 的执行格式，其执行代码定义如下：

（a）记录类型（第6字符位置）

设代码如下：

a=文字档案（非手稿的）

b=文字档案（手稿的）

c=乐谱档案（非手稿的）

d=乐谱档案（手稿的）

e=测绘档案（非手稿的）

f=测绘档案（手稿的）

g=投影和录像档案（电影、胶卷、幻灯片、录像）

i=录音档案（非音乐节目的）

j=录音档案（音乐节目的）

k=二维图形档案（图画、设计图等）

1=计算机载体

m=多媒体

v=多种记录类型的组合

z=其他

选用上述代码应与档案的实际类型相一致，而不是与其物理形态相一致。因此，对于物理形态是缩微品的档案，就没有设代码，因为，如果某一缩微品是对手稿文字档案的缩微，就应该按“文字档案（手稿的）”的代码来设置，即采用代码“b”。

（b）记录级别（第7字符位置）

设代码如下：

a=文件分析部分级：文件分析部分是指在物理上未和著录单位分开的文件部分，如单一文件中的附件。如著录单位是文件的分析部分，则该记录的级别为文件的分析部分级。

m=文件级，文件是指物理上独立的著录单位，如一份文件。如著录单位是文件，则该记录的级别为文件级。

f=案卷级：案卷是指著录单位在物理是上分开的，而在内容上却有着密切联系的若干文件经系统整理而形成的档案的基本保管单位。如著录单位是案卷，则该记录的级别为案卷级。

s=类别级：类别是指一个全宗内按档案来源、产生时间、内容和形式的异同而形成的有机整体，从而构成档案的类别。如著录单位是类别，则该记录的级别为类别级。

c=全宗级：全宗是指著录单位是一个机关、组织或个人在社会活动中所形成的档案的有机整体。如著录单位是全宗，则该记录的级别为全宗级。

（c）记录级别关系代码（第8字符位置）

该代码表示本记录在多级著录中以层次级别关系与其他记录连接，并表明它在多级著录中的相对位置。

设代码如下，

#=记录级别关系未定义

0=无记录级别关系

1=最高级别的记录

2=低于最高级别的记录，即所有低于最高记录级别的记录。

如果档案馆（室）从不采用多级著录，则该代码总取“#”。如果档案馆（室）采用了多级著录，则应取相应的代码为“0”、“1”或“2”。在这种情况下，代码“0”表示尽管系统采用了多级著录，但是该记录与其他记录之间仍无级别关系。代码“1”和“2”则是在该记录与其他记录确实存在着级别关系时使用。

如果第5字符位置为“o”，那么，在第8字符位置应该取“2”。

（d）档案控制（第9字符位置）

设代码如下：

#=不指定控制类型

  a=档案控制

用一位代码表示档案控制。如果著录单位是档案，则取代码为“a”，表示档案控制，如果若录单位不是档案，而是资料，则取代码为“#”，表示不指定控制类型 。

（4）指示符长度（第10字符位置）

一位十进制数，表示字段指示符长度，本标准取值固定为“2”。

（5）子字段标识符长度（第11字符位置）

一位十进制数，表示子字段标识符（如$a）的长度，本标准取值固定为“2”。

（6）数据基地址（第12-16字符位置）

五位十进制数，右对齐，不足五位时空位补零。该地址表示第一个数据字段相对于记录的起始字符位置。由于记录中第一个字符位置定义为“0”，所以数据基地址的数量等于记录头标和目次区（包括该区末尾的字段分隔符）字符数量的总和。在目次区中，每个字段的起始位置是相对于第一个数据字段（即001字段）的第一个字符的位置，并不是从记录的开头算起。因此，数据基地址提供了计算各字段位置的基础。每个字段位置，都可根据数据基地址算出。该基地址数通常在组装机读目录记录时由计算机自动生成。

（7）记录附加定义（第17-19字符位置）

这三个字符位置其所含的代码给出了处理记录所需的进一步的细节。

（a）著录等级（第17字符位置）

一位字符代码，表示机读目录记录完整程度及编制记录时是否与著录单位实体核对过。

#=完全级：表示编制机读目录时，该记录与著录单位实体（文件或案卷等）核对过。

1=第一级：表示编制机读目录时,未与著录单位实体核对过。例如，该记录是根据目录卡片编制的，这样，该记录就不能总是像与原著有录单位实体核对后而编制的机读目录那样，能准确地著录合适的字段标识符、指示符和子字段标识符。

3=第三级：表示该记录为不完整的记录，其著录项目不全，但以后有可能由著录机构提高到完全级的记录。

（b）著录格式（第18字符位置）

用一位字符代码表明编制记录时所依据的著录规则，指明著录200至215字段是否遵循DA/T 18。设代码如下：

#=完全采用DA/T 18著录的记录：表示该记录中出现的全部的DAZT 18所规定的数据元均符合DA/T 18 的著录要求。

i=部分采用DA/T 18著录的记录：表示该记录不是全部而是部分字段采用DA/T 18进行著录的，而有一些字段不是根据DA/T 18进行著录的。

n=未采用DA/T 18著录的记录：表示该记录中的数据元不是根据档案DA/T 18的规定进行著录的。

（c）未定义（第19字符位置）

填一位空格“#”。

（8）目次区目次项结构（第20-23字符位置）

目次区目次结构为每一个字段的目次项的长度和结构提供详细的说明。四个字符位置分别定义如下：

（a）“数据字段长度”的长度（第20字符位置）

一位十进制数 ,表示每个地址目次项的“字段长度”部分中所占的字符数，本标准取值为4，这表明字段长度最大值可达9 999个字符。

（b）“起始字符位置”的长度（第21字符位置）

一位十进制数，表示每个地址目次项的“起始字符位置”部分中所占的字符数。本标准取值为5，这表明记录长度最大值可达约100 000字符。

（c）“执行定义部分”的长度（第22字符位置）

一位十进制数，表示每个地址目次项的“执行定义”部分中所占的字符数。由于本标准目次区中不含这部分，故本标准取值固定为“0”。

（d）未定义（第23字符位署）

填一位空格“#”。

7.1.6 相关字段

记录头标中的数据元在本标准的其他部分中是没有的。虽然执行代码中的一些值，如“记录类型”和“记录级别”，与其他代码数据有些相重，但实际上记录头标中的代码指的是记录的性质，而不是直接指的是著录单位实体（如文件或案卷等）本身的性质。

7.2 数据字段

7.2.1 0--——标识块

a) 定义与字段范围

本块著录的是标识记录或是标识著录单位实体并记载在实体上的号码。

b) 出现情况

本块已定义的字段如下：

001——记录标识号

005——记录最近处理时间

020——档号

035——源记录标识号

093——电子文档号

096——文件编号

098——缩微号

其中，001、020字段在每条记录中均为必备字段，其他字段则根据数据的利用情况设置。

7.2.1.1 001——记录标识号

a) 字段定义

本字段著录与记录唯一相关的标识符号，即记录编制机构赋予记录的控制号。

b) 出现情况

本字段必备，不可重复。

c) 指示与ISO 2709保持一致，本字段不设指示符。

d）子字段

与ISO 2709保持一致，本字段不设指示符。

定义数据元：

e) 字段内容注释

（1）数据库代码（第0-1字符位置）

著录记录所属的数据库的代码。

（2）著录年份（第2-5字符位置）

著录记录编制的年份。

（3）记录流水号（第6-13字符位置）

著录记录的流水号。

f）相关字段

035——源记录标识号：当一个机构将另一机构的记录加进本机构的数据库时，被加记录原先的记录标识号著录于035字段。

301——标识号附注：有关001字段的附注，著录于301字段。

7.2.1.2 005——记录最近处理时间

a) 字段定义

本字段著录记录的最近的处理日期和时间，以反映记录的版本 。

b) 出现情况

本字段可选择使用，但推荐使用，不可重复。

c) 指示符

与1SO 2709保持一致，本字段不设指示符。

d) 子字段

与ISO 2709保持一致，本字段不设子字段。

e) 字段内容注释

——日期以八位数字按GB/T 7408的标准形式著录：CCYYMMDD。其中CCYY 表示一个日历年，MM表示日历年内历月的顺序数，DD表示日历月中的日历日的顺序数。

——时间按GB/T 7408的标准形式著录为：hhmmss·s，其中hh 示“小时”，mm 表示“分钟”，ss表示“秒”，·s表示“1/10 秒”。

——各项数据均右边对齐，位数不足时，空位填零，由计算机系统白动生成。

f）相关字段

100——通用处理数据：100字段第0一7字符位置表示的是记录最初建立生成的时间，以后，即使该条记录被修改或被交换,这个时间也不改变。

801——记录来源：801字段的$c子字段仅给出的是该记录的修改、转录或发行的年、月、日时间。

7.2.1.3 020——档号

a) 字段定义

本字段著录档案馆（室）在整理和管理档案过程中，以字符形式赋予档案的一组代码，即档号。

b) 出现情况

本字段必备，不可重复。

c) 指示符

指示符1：未定义，填空格。

指示符2：未定义，填空格。

d) 子字段

2)子字段说明

$a 全宗号，是指档案馆（室）给定每个全宗的代码。本子字段不可重复。

$b 案卷目录号。是指全宗内案卷所属目录的代码。本子字段不可重复。

$c 类别号，是指档案馆（室）藏档案类别的代码。本子字段不可重复。

$d 项目号，是指产品、课题、设备等档案的代字或代号。本子字段不可重复。

$e 案卷号，是指案卷排列的顺序号。本子字段不可重复。

$f 件号，是指构成著录单位的文件的顺序号。本子字段不可重复。

$g 页（张）号，是指案卷内文件每页（张）的顺序号。本子字段不可重复。

e) 字段内容注释

——档案馆（室）内档号应指代单一，不同编号对象应赋予不同代码，一个档号应只能表示一个编号对象。

——档号按编制机构所赋予的实际形式著录。

f）相关字段

001——记录标识号：由记录编制机构所赋予记录的控制号，著录于001字段。

093——电子文档号：由档案馆（室）赋予电子档案的电子文档号，著录于093字段。

098——缩微号：由档案馆（室）赋予档案缩微制品的编号，著录于098字段。

301——标识号附注：有关020字段的附注，著录于301字段。

7.2.1.4 035一一源记录标识号

a) 字段定义

本字段著录由源记录编制机构代码及其所赋予的、唯一的记录控制号共同构成的源记录标识号。

b) 出现情况

本字段选择使用，可重复。

c) 指示符

指示符1：未定义，填空格。

指示符2：未定义，填空格。

d) 子字段

1) 子字段表

2) 子字段说明

$a 源记录标识号，是由置于圆拓号的源记录编制机构代码和其所赋予的记录控制号共同构成。本子字段个可重复。

$z 已取消或无效的标识号，是指已被档案馆（室）取消或已实际上无效的标识号，本子字段可重复。

e) 字段内容注释

——源记录标识号中源记录编制机构代码，著录时用圆括号括起。

——源记录标识号按源记录编制机构所赋予的实际形式著录。

f）相关字段

001一一记录标识号：由记录编制机构所赋予记录的控制号，著录于001字段。

020——档号：由档案馆（室）在整理和管理档案过程中，以字符形式赋予档案的一组代码，著录于020字段。

301——标识号附注：有关035字段的附注，著录于301字段。

7.2.1.5 093——电子文档号

a) 字段定义

本字段著录由档案馆（宣）管理电子档案的一组符号代码。

b) 出现情况

本字段选择使用，不可重复 。

c) 指示符

指示符1：未定义，填空格。

指示符2：未定义，填空格。

d) 子字段

1) 子字段表

2) 子字段说明

$a 全宗导，是指档案馆（室）给定每个全宗的代码。本子字段不可重复。

$c 类别号，是指档案馆（室）藏电子档案类别的代码。本子字段不可重复。

$d 项目号，是指产品、课题、设备等电子档案的代字或代号。本子字段不可重复。

$e 盘带号，是指电子档案所存贮的光盘、磁盘或磁带的顺序号。本子字段不可重复。

$f 路径，是指电子档案所存贮的光盘、磁盘或磁带内的路径，本子字段不可重复 。

$z 已取消或无效的电子文档号，是指已被档案馆（室）取消或已实际上无效的电子文档号，本子字段可重复。

e) 字段内容注释

——按档案馆（室）所赋予电子档案的电子文档号的实际形式著录。

f) 相关字段

020——档号：由档案馆（室）在整理和管理档案过程中，以字符形式赋予档案的一组代码，著录于020字段。

098——缩微号：由档案馆（室）赋予档案缩微制品的编号，著录于098字段。

301——标识号附注：有关093字段的附注，著录于301字段。

7.2.1.6 096一一文件编号

a) 字段定义

本字段著录档案原件上由制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号。

b) 出现情况

本字段选择使用，不可重复。

c) 指示符

指示符1：未定义，填空格。

指示符2：未定义，填空格。

d) 子字段

1) 子字段表

e) 字段内容注释

——按档案原件上实际的文件编号形式著录

f) 相关字段

301——标识号附注：有关096字段的附注，著录于301字段。

7.2.1.7 098 缩微号

a) 字段定义

本字段著录由档案馆（室）赋了予档案缩微制品的编导。

b) 出现情况

本字段选择使用，不可重复。

c) 指示符

指示符1：未定义，填空格。

指示符2：未定义，填空格。

d) 子字段

1) 子字段表

2) 子字段说明

$a 缩微号，是指档案馆（室）在对档案的进行缩微的过程中，所赋予缩微制品的并在实际使用的一组符号代码，由用户自定义，本子字段不可重复。

$z 已取消或无效的缩微号，是指已被档案馆（室）取消或已实际上无效的缩微号，本子字段可重复。

e) 字段内容注释

——按案馆（室）所赋予档案缩微制品的编号实际形式著录。

f) 相关字段

020——档号：档案馆（室）在整理和管理档案过程中，以字符形式赋予档案的一组代码，著录于020字段。

093——电子文档号：档案馆（室）管理电子档案的一组符号代码，著录于093字段。

301——标识号附注：有关098字段的附注，若录于301字段。

7.2.2 1--——编码信息块

a) 定义与字段范围

本块著录描述记录或数据各个方面的定长编码数据元。

b) 出现情况

本块已定义的字段如下：

100——通用处理数据

101——档案语种

102——原档案形成国别

119——编码数据字段：档案

122——编码数据字段：档案内容涵盖时期

135——编码数据字段：电子档案

e) 本块内容注释

1) 字段中的数据是根据字符位置定义的。各子字段符后第一个字符位置定为“0”位。

2) 如果著录机构不能在给定字段中著录任何编码信息，这部分字段可以省略（必备字段除外）。

3) 如果在一个字段中著录的数据不完整，则该字段相应的空缺位置应补添填充符。

7.2.2.1 100一一通用处理数据

a) 字段定义

本字段著录固定长编码数据，适用于任何载体形式的著录单位。

b) 出现情况

本字段必备，不可重复。

c) 指示符

指示符1：未定义，填空格。

指示符2：未定义，填空格。

d) 子字段

1) 子字段表

2) 子字段说明

本子字段中著录的全部数据是由字符位置标识的，字符位置数从0—35记数，所定义的字符位置必须出现在本子字段中，不可缺位。本子字段不可重复。

3) $a子字段各固定长度数据元表

e) 字段内容注释

(1) 记录入档日期（$a/第0-7字符位置）

以八位数字按GB/T 7408的标准形式著录记录生成入档的日期，其格式为：CCYYMMDD。其中CCYY 示一个日历年，MM表示日历年内日历月的顺序数，DD表示日历月中的日历日的顺序数。月与日不足两位时置“0”。该日期由计算机系统自动生成。在交换时，该记录亦保持这个最初的原始日期。

（2）-（4）文件形成日期类型、文件形成日期1和2（$a/第8-16字符位置）

用一位字符代码表示著录单位形成日期的类型，日期类型根据档案形成时间的实际情况，分四种类型设定。该代码定义的日期1（第9-12字符位置）和日期2（第13-16字符位置）处出现的日期为公元纪年，均用四位数字表示。

设代码如下：

f=有疑问形成日期

g=起迄形成日期

j=详细形成日期

u=未知形成日期

——当日期类型为“f”时，则应据实填写。

当日期类型为“g”时，日期1和日期2填起迄日期；日期1填起始年日期，日期2填终止年日期。如果起迄日期是同一年，这同一个年份就在日期1和日期2都填写 。

——当日期类型为“j”时，则日期1填年份，日期2填月份及日期。

——当日期类型为“u”时，则日期1和日期2填空格。

（5）密级与保管期限代码（Sa/第17-19字符位置）

密级与保管期限代码占三个字符位置，从左至右顺序填写，不用的字符位置填空格“#”。

密级用1位数字代表示（$a/第17字符位置）。

设代码如下：

1一公开级

2一限制级

3一秘密级

4一机密级

5一绝密级

u一不详

v一组合

保管期限用一位字母代码表示（$a/第18字符位置）。

设代码如下：

1=临时

d=定期

c=长期

y=永久

u=不详

v=组合

（6）未定义（$a/第20字符位置)

填一位空格“#”。

（7）变更记录代码（必备）（$a/第21字符位置）

以一位字符代码著录现有字符集是否能充分满足著录单位的数据著录的需求。由于计算机配置的代码字集的局限性，对其些特殊字符无法写出，为了适应特殊文符以及超出文本的手写符号的处理，录入数据时不得不对原有字符作必要的变更，如采用音译或其他变通方法表示，这种情况被认为是变更记录。但是若题名页上出现他的符号或图形，很明显这种符号或网形不可能出现在字符集中，因而无法照录，这种情况不认为是变更记录。

设代码如下：

0一无变更

1一有变更

（8）著录语种代码（必备）（$a/第22-24字符位置）

三位字符代码，表示著录时所使用的语种，建议采用GB/T 4880所规定的3字母代码进行著录。如果档案著录单位的原件采用了多种语言（不是指原件的题名，而是指其整个内容），可按要求为每一个语种编制一条记录。

（9）音译代码（$a/第25字符位置）

中文档案机读目录记录不使用音译代码，此位固定取值为“y”。

（10）字符集（必备）（$a/第26-29字符位置）

以两个字符代码标识记录在交换时使用的主要字符集。第26-27字符位置标识G0集，第28-29字符位置标识G1集，如果Gl集不需要，第28-29字符位置填空格“#”。中文档案机读目录记录可使用下列双字符代码：

01=GB/T 1988一1998 信息技术 信息交换用七位编码字符集

10=GB 2312 信息交换用汉字编码字符集基本集（双七位）

50=ISO 10646 Level 3（UNICODE）

91=GBK 汉字内码扩充规范

（11）补充字符集（$a/第30-33字符位置）

以两个字符代码标识记录在交换中使用的补充图形字符集。中文档案机读上有目录不使用补充字符集，故第30-33字符位置填空格“# ”。

（12）题名文字代码（$a/第34-35 符位置）

以两位字符代码表示档案著录单位原件正题名所采用的文字。这里指的是档案著录单位原件的题名文字，,而不是该记录所使用的字符集。

设代码如下：

ba=拉丁文字

ca=基里尔文字

da=日文一文字类型未指定

db=日文一汉字

dc=日文一假名

ca=中文一汉字

fa=阿拉伯文字

ga=希腊文字

ka=朝鲜文字

zz=其他文字

f) 相关字段

210——档案形成时间：100子字段$a中第8-16字符位置著录的是文件形成日期，该形成日期也同时著录于210字段。

101——档案语种：当100子字段$a中第34-35字符位置的文字代码与101中的子字段$a和$g著录的语种一致时，或者101中的子字段$a和$g空缺时，则选用此文字代码。

7.2.2.2 101——档案语种

a) 字段定义

本字段著录关于著录单位的整体、部分及其题名的语种代码，当著录单位为翻译件时，还应著录其原作的语种代码。

b) 出现情况

本字段选择使用，不可重复。

c) 指示符

指示符1：翻译指示符。

本指示符表明若录单位是否是翻译件，或含译文。

设指示符代码如下：

0=著录单位为原作

1=著录单位正文是译文

2=著录单位正文含有译文，不包括摘要。

指示符2：未定义，填空格。

d) 子字段

1) 子字段表

2) 子字段说明

$a 著录单位正文的语种，在多语种的情况下，本子字段可重复。

$c 著录单位原作的语种，著录单位为译文时，其原作的语种，如果原作为多语种时，本子字段可重复。

$d 著录单位的提要或文摘的语种，本子字段可重复。

$g 著录单位正题名的语种，当正题名语种与第一个$a子字段的正文语种不同时，用本子字段普录正题名的语种。由于该正题名语种是基于一种语言确定的，故本子字段不可重复。

$i 著录单位附件的语种，当附件的语种与著录单位正文的语种不同时，用本子字段兰录附件的语种。本子字段可重复。

e）字段内容注释

——各子字段著录三位数的语种代码。

若某个子字段可重复，语种代码的顺序应反映著录单位内语种所占的比例与重要性，若不能区分时，则按语种字母顺序录入。

若语种较多，各字段均可用代码“mul”表示多语种。

f）相关字段

100——通用处理数据：100字段中第22-24字符位置的著录语种代码，指的是著录人员在编制档案机读目录记录时所用的语种，其如同附注类的说明一样，并不取决于著录单位的本身。

510——并列正题名：当并列正题名语种与著录单位的主要语种不同时，在510字段的$z子字段可著录并列正题名的语种。

7.2.2.3 102——原档案形成国别

a) 字段定义

本字段著录原档案形成国别和地区代码。

b) 出现情况

本字段选择使用，不可重复。

c) 指示符

指示符1：未定义，填空格。

d) 子字段

1) 子字段表

2) 子字段说明

$a 原档案形成国别代码，按GB/T 2659所规定的两字符拉丁字母代码进行著录。本子字段可重复。

$b 建国后中国国内地区代码指的是中华人民共利国成立后的中国地区代码，按GB/T 2260规定的数字码进行著录。本子字段可重复。

$c 民国时期中国国内的地区代码，采用《中国档案分类法》中《民国档案分类表》所附的《民国时期行政区划简表》进行著录。本子字段可重复。

$d 清代以前（包括清代）中国国内的地区代码，采用《中国档案分类法》中《清代档案分类表》所附的《清代时期行政区划表》进行著录。本子字段可重复。

e) 字段内容注释

——本字段著录原档案形成国别和地区的代码，原档案形成地区代码（$b、$c、$d）置于原档案形成国别代码（$a）之后。

——国别代码应大写。

f) 相关字段

660——地区代码：关于著录单位涵盖的地区代码著录于660字段。

7.2.2.4 119——编码数据字段：档案

a) 字段定义

本字段著录档案材料的编码数据。

b) 出现情况

本字段选择使用，不可重复。

c) 指示符

指示符1：未定义，填空格。

指示符2：未定义，填空格。

d) 子字段

1) 子字段表

2) 子字段说明

本子字段中著录的全部数据是由字符位置标识的，字符位置数从0一12记数，所定义的字符位置必须出现在本子字段中，不可缺位。本子字段不可重复。

3) $a子字段各固定长度数据元表

e) 字段内容注释

(1) 图表代码（$a/第0-3字符位置）

这四个字符位置用来著录图表代码。从左至右，若适用的图表代码多于四个，则依下列代码顺序选用前四个代码著录；若适用的图表代码，不足四个时，所余位置填空“#”，不用“y”。这些代码与载体形态项用词关，若在这四个字符位置均不使用图表代码，则用填充符“|”填补。

设代码如下：

a=图表：用于下列代码不适用的其他图表类型。

b=地图

c=肖像、相片（个人或集体的）

d=航行图：航行员专用地图。

e=设计图：如建筑平面图。

f=图版：无论有无文字说明的单页（张）图，但不属于系列图的一部分。

g=乐谱：文字性材料，不是录音档案的附件。

j=谱系表：如家谱表。

k=表格

m=录音资料：附带唱片、录音带。

v=多种图表类型组合的档案

y=无图表：只可用一次，即y # # #。

#=不用的字符位置

（2）内容特征代码（$a/第4-7字符位置）

这四个字符位置用来著录内容特征代码。从左至右，若可选用的代码多于四个，则依下列代码顺序选用前四个代码著录；若适用的内容特征代码，不足四个时，所余位署填空“#”。若这四个字符位置均不使用内容特征代码，则用填充符“|”填补。

设代码如下：

a=目录

c=索引

d=文摘或摘要

g=名录：附有简短信息的个人、机构或地点的有序列表。

h=项目资料：说明科研项目或计划的档案。

j=统计资料：通常以表格形式，按某一专题汇集的数字资料。

l=技术标准：由官方机构制定的，为确保产品质量专门制定的文件。

m=学位论文或毕业论文

n=法律和法规：条约代码用“s”。

o=数字表格：表格形式的数字信息，统计数据用“i”。

P=技术报告：科技课题调查与研究成果的档案。

q=试卷

r=调查报告：某特定领域调查材料。

s=条约：国家之间正式签订和批准的协定或协议，其他法律档案用“n”。

v=多种内容类型组合的档案

z=其他

#=不用的字符位置

（3）会议代码（$a/第8字符位置）

以一位代码表示是否包含各种类型的会议档案，如会议录、会议报告或会议纪要。

设代码如下：

0=非会议档案

1=会议档案

v=组合的档案

（4）时期代码（$a/第9字符位置）

以一位代码表示不同时期形成的档案。

设代码如下：

a=中华人民共和国建国后形成的现行档案

b=民国档案

c=明清档案

d=革命历史档案

v=多种时期组合的档案

z=其他时期档案

（5）性质特征代码（$a/第10字符位置）

以一位代码表示不同性质特征的档案。

设代码如下：

a=公务（公共）档案

b=家族档案

c=个人档案

v=多种性质特征组合的档案

z=其他性质特征的档案

（6）类型特征代码（$a/第11字符位置）

以一位代码表示不同类型特征的案。

设代码如下：

a=文书档案

b=科技档案

c=专门档案

v=多种类型特征组合的档案

z=其他形式档案

（7）传记履历代码（$a/第12字符位置）

以一位代码表示不同传记类型的档案。

设代码如下：

a=自述传记履历档案：包括书信、通讯集。

b=个人传记履历档案

c=多人传记履历峭案：含多人或家族的传记履历。

d=档案中含有传记履历信息：如人名录。

v=多种传记类型组合的档案

y=非传记履历档案

f）相关字段

记录头标：记录头标第6字符位置的记录类型中的代码，看似与119字段的$a子字段中的代码数据有些相重，但实际上记录头标中的代码指的是记录的性质，而不是直接指的是著录单位实体（如文件或案卷等）本身的性质。

7.2.2.5 122——编码数据字段：档案内容涵盖时期

a) 字段定义

本字段是以格式化的表示法著录关于著录单位内容涵盖时期。

b) 出现情况

本字段选择使用，只有当为区分多个不同时间与日期范围时，才可重复本字段。

c) 指示符

指示符1：日期数量指示符。

设指示符代码如下：

0=单个日期

1=多个不同的日期

2=日期范围

指示符2：未定义，填空

d) 子字段

1) 子字段表

e) 字段内容注释

子字段$a由最少5位字符（纪元和年份）与最多11位字符（纪元、年、月、日和时）的代码组成。其字符组成如下：

1) 在第0字符位置，用一位字母表示纪年标识符，纪年标识符必备。

设纪年标识符如下：

c=公元前

d=公元后

2) 在第1-4字符位置，用四位数字字符表示年，右边对齐，不用字符位填“0”，必备。

3) 在第5-6字符位置，用两位数字字符表示月，右边对齐，不用字符位填“0”，供选用。

4) 在第7-8字符位置，用两位数字字符表示日，右边对齐，不用字符位填“0”，供选用。

5) 在第9-10字符位置，用两位数字字符表示时间，右边对齐，不用字符位填“0”，供选用；如选用，按24小时、地方制，不足小时部分四舍五入进位整数小时。

f） 相关字段

100一一通用处理数据；如果100字段第8一16字符位置的档案著录单位的形成时间与122字段内容涵盖时期一样，两个字段可以同时使用，或者用100字段取代122字段。

7.2.2.6 135——编码数据字段：电子档案

a) 字段定义

本字段著录电子档案的编码数据。

b) 出现情况

本字段选择使用，当在同一条记录中著录多种类型的电子文件或软件程序时可重复。

c) 指示符

指示符1：未定义，填空格。

指示符2：未定义，填空格。

d) 子字段

1) 子字自表

2) 子字段说明

本子字段中著录的全部数据是由字符位置标识的，字符位置数从0一12记数。$a中的全部数据由本子字段中的字符位置标识，本子字段个可重复。

3) $a子字段各固定长度数据元表

e) 字段内容注释

如果不打算为该数据元编码，那么，本字段就可以不出现。

（1）电子档案的信息类型（$a/第0字符位置）

由一位字母代码表示电子档案的信息类型。

设代码如下：

a=数字文件

主要由数字或由数字表达的电子文件。

b=计算机程序

控制计算机执行基本操作及识别所需信息和机制的一组有序指令集的电了文件。

c=图像文件

用扫描仪等设备获得的图像文件。

d=文本文件

用文字处理技术形成的主要由字母信息（词或句子）表达的电子文件。

e=目录数据

由目录数据构成的电子档案。

h=声音文件

用音频设备获得的电子文件。

i=多媒体

用多种媒体设备获得的电子文件。

1=图形文件

用计算机辅助设计或绘图等设备获得的电子文件。

k=影像文件

用视频设备获得的电子文件。

u=不详

电子档案信息类型不详。

v=多种类型的组合

电子档案的内容具有不同的类型构成。

z=其他

电子档案类型无特定的代码可被指定。

（2）电子档案的载体类型（$a/第1字符位置）

由一位字母代码表示电子档案的载体类型。

设代码如下：

a=盒式磁带

b=计算机盒式磁带中的芯片

c=计算机盒式光盘

f=计算机盒式磁带

h=大型计算机用磁带

m=计算机磁光盘

n=计算机硬盘

o=计算机光盘

r=联机系统

u=不详

z=其他

（3）电子档案的颜色（$a/第2字符位置）

由一位字母代码表示电子档案的颜色特征。

设代码如下：

a=单色

b=黑白色

c=多色

g=灰色

m=混合色

n=不适用

u=不详

z=其他

（4）电子档案的载体尺寸（$a/第3字符位置）

由一位字母代码表示电子档案的载体尺寸。

设代码如下：

（5）电子档案的声音（$a/第4字符位置）

由一位字母代码表示声音是否是作为电子档案的一个构成部分。

设代码如下：

#=无声

a=有声

u=不详

（6）电子档案图像的数据位深度（$a/第5-7字符位置）

这一字符位置包括三位数字代码或三位字母代码。三位数字代码表示被扫描网像的准确的数据位深度，三位字母代码表示不能著录准确的数据位深度。数据位深度是由定义每一个代表图像像素的数据位数决定的。如果准确的数据位深度不详，或者构成电子档案的图像具有不同的数据位深度，则使用“一”（不详）或“mmm”（多种图像类型），否则应著录准确的数据位深度。

设代码如下：

001-999=准确的数据位深度

mnmm=多种图像类型

nnn=不适用

一=不详

（7）电子档案文件格式数量（$a/第8字符位置）

由一位字符代码表示构成电子档案的文件在数字化重定格式时是采用一种格式还是采用多种格式。

格式或类型。

设代码如下：

a=一种文件格式

m=多种文件格式

u=不详

（8）电子档案的质量保证指标（$a/第9字符位置）

由一位字母代码表示电子档案在创建或重定格式时是否相应地包括了质量保证指标³。

注：扫描用的质量保证指标通常包括Kodak Q13或Q14彩色分离指南和灰度等级，Kodak Q60彩色输入用色标，AILIM 2号扫描测试图，以及RIT字母数字分状率检验器。而声音文件的重录或转换用的质量保证指标通常包括基准音质和方位音质。

设代码如下：

a=无

n=不适用

p=有

u=不详

（9）电子档案的前件或来源（$a/第10字符位置）

由一位字母代码表示电子档案的前件或来源。对于没有重定格式的原始形式，如纸张文件，均应标识为“a”，对于摄影的照片，其原始形式必须考虑著录的目的，即原始形式通常指的是摄影照片的印制版本，而不是指摄影负片。

设代码如下：

a=由纸张原件复制的文件

b=由缩微品复制的文件

c=由电子文件复制的文件

d=由其他中间件而非缩微制品复制的文件

m=混合

n=不适用

u=不详

（10）电子档案的压缩级别（$a/第11字符位置）

由一位字母代码表示电子档案所属的压缩级别。

设代码如下：

a=未压缩

b=无损斥缩

d=有损压缩

m=混合

u=不详

（11）电子档案重定格式的质量（$a/第12字符位置）

由一位字母代码表示电子档案的重定格式质量。如表示一般物理特征和已重定格式的电子档案的用途，以区分用于检索原件的文件和用于保护（和可能替代）原件的文件。

设代码如下：

a=检索

表示电子档案的质量可以被检索利用，但不是以保存而替代原件的利用。

n=不适用

p=保护

表示电子档案通过重定格式的创建,可以保存,以有助于对原件的保护。

r=替代

表示电子档案通过重定格式的创建具有很高的质量，即使当原件丢失、破坏或损毁时，其仍可作为原件的替代品被打印输出、在屏幕上显示或通过听音设备播放。

u=不详

f）相关字段

336——电子档案类型附注：关于电子档案类型的附注著录于336字段。

7.2.3 2--——著录信息块

a)定义与字段范围

本块著录DA/T 18所规定的著录项目，但附注项和有关代码（如档案馆代号、缩微号等）除外。

b)出现情况

木块已定义的字段如下：

200——题名与责任说明项

205——稿本项

210——档案形成时间

215——载体形态项

230——档案的组织与整理

c)本块内容注释

1) 在特定字段里，除非另有说明，DA/T 18中标识符号均不输入在子字段的首尾处。

2) 本块的数据元如果在源记录中就空缺，它是不能从源记录其他部分的数据项中自动生成的，因为没有办法可以保证在这类字段中对记录的著录部分增加任何信息。

3) 由于200字段$a子字段是必备的，来自源记录的题名则必须著录在该子字段中，元论它是否是DA/T 18中所规定的形式。

f) 相关字段

记录头标：如果记录未按DA/T 18进行著录，无论其是什么原因，那么在记录头标第18字符位置，即著录格式位置处，著录“n”的代码；如果部分不符合或不完全符合DA/T 18则应著录代码“i”。

7.2.3.1 200——题名与责任说明项

a）字段定义

本字段著录关于著录单位的正题名、并列正题名、副题名、题名说明文字及与题名相关的责任说明等信息，与DA/T 18中的题名与责任者项相对应。

b) 出现情况

本字段必备，不可重复。

c) 指示符

指示符1：题名有无检索意义指示符。

本指示符表明著录机构编制的记录是否把著录于第一个$a子字段的正题名作为检索点处理。

设指示符代码如下：

0=题名无检索意义

1=题名有检索意义

指示符2：未定义，填空格。

d）子字段

1）子字段表

2) 子字段说明

$a 正题名，是指在被著录的档案中处于明显位置的题名，是档案著录单位的主要题名，如单份文件文首的题名或案卷封面上的题名等。本子字段必备，可重复。

$b 文种，是指著录单位文件种类的名称，以著录机构所采用的语言形式说明文件的类别。本子字段选择使用，可重复。

$d 并询正题名，本子字段著录出现于$a子字段的正题名的另一种语言或文字的题名。著录本子字段的并列正题名，如是书稿档案，则需同时著录于510字段，对于多个并列正题名，本子字段可重复。本子字段选择使用。

$e 副题名及其他题名信息，副题名是指解释或从属于正题名的另一题名，其他题名信息主要是指题名说明文字，即指在题名前后对档案内容范围、用途等的说明文字。本子字自选拌使用，可重复。

$f 第一责任说明，对应于出现在子字段$a或$d中的题名，$f在每个具有责任说明或并列责任说明的子字段$a、$d之后可重复出现，本子字段必备，可重复。

$g 其他责任说明，是对同一题名的其他责任说明，对于其他责任说明和并列的其他责任说明的著录，均可使用本子字段。本子字段选择使用，可重复。

$h 分件号，是指著录单位是由一个共同题名所标识时，作为其分文件的编号。本子字段选择使用，可重复。

$i 分件名，是指著录单位是由一个共同题名所标识时，作为其分文件的题名。本子字段选择使用，可重复。

$z 并列正题名语种，著录$子字段并列正题名的语种，若有重复的$d子字段，本子字段也可重复，但所著录的语种应反映并列正题名的顺序。

$9 正题名汉语拼音，其数据由计算机白动生成。

e) 字段内容注释

一一如果源记录中没有DA/T 18中规定的著录项，不要根据记录中的其他数据去生成。如源记录没有档案著录单位的责任说明，不要用记录中检索点字段的数据去生成责任说明。

——当著录并列正题名时，应在任一并列数据起始处前，用等号“=”标识出来。

——如果200字段第一指示符为“1”，表明题名有检索意义，用200 $a的数据生成正题名检点。

——如果文件有交替题名，不应重复使用$a，对于交替题名前常冠有的“或”、“又名”、“亦名”等词语，应据实著录。

f) 相关字段

101——档案语种：200字段的$a正题名的语种可以著录于101字段的$g子字段。并列正题名的语种可著录于200字段的$z子字段。

304——题名与责任说明附注：对200字段内容的说明，可以著录于304字段。

7.2.3.2 205——稿本项

a) 字段定义

本字段著录关于著录单位稿本的说明以及与稿本相关的责任说明。

b) 出现情况

本字段选择使用，可重复。

c) 指示符

指示符1：未定义，填空格。

指示符2：未定义，填空格。

d) 子字段

1) 子字段表

2) 子字段说明

$a 稿本说明，是指著录单位的文稿、文本和版本。本子字段不可重复。

$b 附加稿本说明，是指著录单位在内容上与其所属的原稿本有明显不同的补充稿本的说明，如修订稿、修订版等，补充说明稿本。本子字段可重复。

$d 并列稿本说明，是指与$a子字段语言或文字不同的稿本说明，本子字段可重复。

$f 与稿本有关的责任说明，是指与该稿本相关的主要责任说明。本子字段可重复。

$g 与稿本有关的次要责任说明，本子字段总是伴随着$f出现。本子字段可重复。

e）字段内容注释

一一与稿本有关的责任说明应紧接在对应的稿本说明之后，若是对整个著录单位的责任说明，而不是针对某个特定稿本的应著录在200字段的$f或$g子字段。

——$a 稿本说明中的版次，一律用单字节阿拉伯数字表示。

f) 相关字段

200——题名与责任说明项：对整个著录单位的责任说明著录于200字段。

305——稿本附注：关于205字段的内容说明著录于305字段。

7--——文件责任块：205——稿本项字段中的责任者的名称，如果需要作检索点，应著录于7--——文件责任块。

7.2.3.3 210——档案形成时间

a) 字段定义

本字段著录关于著录单位文件形成的时间，与 DA/T 18中的时间项相对应。

b) 出现情况

本字段必备，不可重复。

c) 指示符

指示符1：未定义，填空格。

指示符2：未定义，填空格。

d) 子字段

1) 子字段表

2) 子字段说明

日期按GB/T 7408的标准形式著录：CCYYMMDD。其中CCYY表示一个日历年，MM表示日历年内日历月的顺序数，DD表示日历月中的日历日的顺序数。档案形成时间若无月“MM”和日“DD”时，在月“MM”和日“DD”的字符位填“0”。

f) 相关字段

100——通用处理数据：著录单位文件的形成日期应著录于100字段第8-16字符位置和210字段处，两者都应著录。

7.2.3.4 215一一载体形态项

a) 字段定义

本字段著录关于著录单位的载体形态特征，与DA/T 18中的载体形态项相对应。

b) 出现情况

木字段选择使用，可重复。

C)指示符

指示符1：未定义，填空格。

指示符2：未定义，填空格。

d) 子字段

1) 子字段表

2) 子字段说明

$a载体类型和数量及单位，载体类型分为甲骨、金石、简牍、纸、唱片、胶片、胶卷、磁带、磁盘、光盘等，以纸张为载体的著录单位，其载体类型一般不予著录，其他载体类型据实著录；数量为阿拉伯数字；单位用档案物质形态的统计单位，如“页”“卷”、“册”、“张”、“片”、“盒"等。本子字段可重复。

$c 其他形态细节，例如插图细节，是否彩色等，本子字段不可重复。

$d 尺寸，是指载体的线性尺寸及型号等。本子字段可重复。

$e 附件，指正文后的附加材料，附件与主件同时使用，本子字段可重复。

e) 字段内容注释

一一在子字段分界处DA/T 18中的标识符不要著录，在子字段之内，DA/T 18中的标识符要著录。

一一本字段中的尺寸，数量采用阿拉伯数字，单位采用厘米或米（用cm、m表示）形式进行著录。

一一对于文件，其尺寸一般只著录高度，如16开著录为26cm，小32开著录为19cm，大32开著录为20cm等，但如果是不常见的特殊尺寸，或者当宽度大于高度时，应先著录其高度，后著录其宽度，中间用“×”连接。

——对于案卷，类别和全宗，其尺寸可著录其排架长度，排架长度可据实著录。

f) 相关字段

307一一载体形态附注：不能在215字段著录的载体形态的任何详细情况，可作为附注著录于307字段。

7.2.3.5 230——档案的组织与整理

a) 字段定义

本字段著录所著录单位的内部结构、排序及/或实体分类等信息；对于电子档案则著录其类型与范围等的信息。

b) 出现情况

本字段选择使用，可重复。

c) 指标符

指示符1：未定义，填空格。

指示符2：未定义，填空格。

d) 子字段

1) 子字段表

e)字段内容注释

——本字段所著录档案的组织是指档案以什么方式划分成实体的各个单位，即内部结构，如全宗划分成类别、类别再划分成小类等，被划分出来的单位如具有独立的题名，该题名亦可著录于本字段。

一一本字段所著录的档案的整理是指在一个著录单位（如全宗、类别等）中档案排序的方式，如按字顺、按问题、按时间等。

一一本字段所著录的电子档案类型可用著录规则中规定的类型著录，电子档案的范围是指由数据文件或程序文件所构成的数量，可酌情增加范围的附加说明。电子档案范围的特定术语按著录规则所规完的术语著录。对电子档案范围进行著录时，用圆括号将其括起来。

f) 相关字段

313一一主题检索附注：313字段也可包括著录单位的分类情况。但313字段所指的分类是信息分类，如按《中国档案分类法》进行分类就是属于信息分类。

135——编码数据字段：电子档案：135字段是著录电子档案编码数据的字段。

7.2.4 3--——附注块

a) 定义与字段范围

本块著录的附注是以自由行文方式对著录项目或检索点作进一步前述的信息，涉及著录单位的形式及其内容等组成的各个方面。

b) 出现情况

本块已定义的字段如下：

300——一般性附注

301——标识号附注

302——编公信息附注

303——著录信息的一般性附注

304——题名与责任说明附注

305——稿本附注

306——出版发行附注

307一一载体形态附注

310一一利用方式附注

311一一连接字段附注

313——主题检索附注

314——责任者附注

317一一档案历史沿革附注

318——档案保护操作附注

324——档案原件附注

325——复制件附注

327——目次内容附注

328——学位论文附注

330——提要或摘要附注

333——密级与保管期限附注

334——奖惩附注

336一一电子档案类型附注

337——系统要求细节附注（电子档案）

345——直接收集来源附注

393——系统外字附注

c) 本块内容注释

1) 附注类著录用标识符号可遵循DA/T 18有关内容和形式。

2) 300字段有两种用法：一是用于著录不属于所列出的其他附注的一般性附注；二是用于虽属于所列出的其他附注，但是源格式并未作出这样的分类，或是本标准没有属于源格式所著录的附注类别。如果一个附注包括了属于由301至314字段中所列的多个附注类别，应该从字段标识符数字顺序由小至大地著录，而不是用300字段。317字段以及其后的字段附注，均应著录在相对应的字段中，而不是选用字段标识符较小的值著录。如果两个附注同属一种类型，则应将其分别著录在所要求的字段中。

3) 在本标准的记录中，其他字段的数据可允许生成附注，例如 4--一一记录连接块中的连接字段和5--一一相关题名块中的相关题名字段。如果能生成这样的附注，则 3--一一附注块中的字段就可不必著录。

7.2.4.1 300——一般性附注

a) 字段定义

本字段著录关于著录单位的任何附注或与之相关的记录的附注。本字段可取代301-314任何一个字段，或当源格式没有与本标准相同的附注类别时，取代任何一个不能分配在一个更为具体的附注字段的任何附注。

b) 出现情况

木字段选择使用，可重复。

c) 指示符

指示符1：未定义，填空格。

指示符2：未定义。填空格。

d) 子字段

1) 子字段表

e) 字段内容注释

本字段附注的著录可以自由行文，如果需要著录多个附注，可以重复本字段进行分别著录。

f) 相关字段

参见其他附注字段

7.2.4.2 301——标识号附注

a) 字段定义

本字段著录关于著录单位上或记录中出现的标识号方面的附注。

b) 出现情况

本字段选择使用，可重复。

c) 指示符

指示符1：未定义，填空格。

指示符2：未定义，填空格。

d) 子字段

1) 子字段表

e) 字段内容注释

一一本字段可著录与标识号有关的附注，不论是在著录单位的文件上出现的，还是已知分配给著录单位文件的标识号。

如果某个标识号不能著录于处理标识号的001、020、035、093、096或098字段，则可用301字段著录该标识号，或用于说明某个特别的标识号。

——如果要著录多个标识号的附注，可以重复本字段进行分别著录。

f) 相关字段

0--——标识块：如果源格式中的附注字段的数据，格式化合可著录于0--——标识块中的字段，则优先使用0--——标识块中的数据字段。

7.2.4.3 302——编码信息附注

a) 字段定义

本字段著录与1--——编码信息块字段中编码的数据元有关的附注。

b) 出现情况

木字段选择使用，可重复。

c) 指示符

指示符1：未定义，填空格。

指示符2：未定义,填空格。

d) 子字段

1) 子字段表

e) 字段内容注释

——本字段附注的著录可以自由行文，如果需要著录多个编码信息附注，可以重复本字段进行分别著录。

f) 相关字段

1--——编码信息块：以代码形式著录于编码信息块的数据，可以用自由行文形式著录于302字段，有无详尽的说明均可。

7.2.4.4 303——著录信息的一般性附注

a) 字段定义

本字段著录关于档案著录单位在著录方面的附注。

b) 出现情况

本字段选择使用，可重复。

c) 指示符

指示符1：未定义，填空格。

指示符2：未定义，填空格。

d) 子字段

1) 子字段表

e) 字段内容注释

——本字段附注的著录可以自由行文，如果需要著录多个有关附注，可以重复本字段进行分别著录。但如果有更能确切反映附注性质的其他字段，能更具体的说明附注内容，则应优先选用更加确切的字段，而不使用本字段。

f) 相关字段

304——题名与责任说明附注。

305——稿本附注。

306——出版发行附注。

310——利用方式附注。

以上这些相关字段，如提供了更为确切的关于著录方面的附注字段，则应优先选用这些字段，而不是选用303字段。

7.2.4.5 304——题名与责任说明附注

a) 字段定义

本字自著录关于200字段的题名与责任说明方面的附注。

b) 出现情况

本字段选择使用，可重复。

c) 指示符

指示符1：未定义，填空格。

d) 子字段

1) 子字段表

e) 字段内容注释

——本字段是有关题名与责任说明有关的附注。

——本字段附注的著录可以自由行文，但如果有更能确切反映附注性质的其他字段，能更具体的说明附注内容，则应优先选用更加确切的字段，而不使用本字段。

——本字段可以指出题名的来源，或著录时题名中略掉的词语。也可以说明或扩大责任说明的内容。例如，在200字段被省略的责任者，需要著录时，则可在本字段著录未被200字段著录的责任者。

——在200字段题名与责任说明中省略的并列正题名，也在本字段做附注。

——如果需要著录多个题名与责任说明附注，可以重复本字段进行分别著录。

——对于电子档案，应在本字段著录其正题名的出处。

——对本字段的著录用标识符号没有作出规定，但是建议在本字段中使用DA/T 18规定的标识符。

f) 相关字段

305——稿本附注：305字段用以说明与200字段有关的较早稿本或较新稿本的详细情况。

314——责任者附注：314字段用以说明在200字段未著录的有关责任的情况。

7.2.4.6 305——稿本附注

a) 字段定义

本字段著录关于著录单位稿本沿革方面的附注。

b) 出现情况

本字段选择使用，可重复。

c) 指示符

指示符1：未定义，填空格。

指示符2：未定义，填空格。

d) 子字段

1) 子字段表

e) 字段内容注释

——本字段附注的著录可以自由行文，如果著录多外有关稿本方面的附注，可以分别重复本字段进行分别著录。

f) 相关字段

300——一般性附注：虽然300字段可以代替305字段，但如可能，还应尽量使用305字段作著录单位稿本的附注。

7.2.4.7 306——出版发行附注

a) 字段定义

本字段著录关于著录单位被出版的方面的附注。

b) 出现情况

本字段选择使用，可重复。

c) 指示符

指示符1：未定义，填空格。

指示符2：未定义，填空格。

d) 子字段

1) 子字段表

e) 字段内容注释

——本字段附注的著录可以自由行文，如果需要著录多个有关著录单位出版方面的附注，可以重复本字段进行分别著录。

——本字段附注包括对出版的影印件和复制件的著录。

7.2.4.8 307——载体形态附注

a) 字段定义

本字段著录关于著录单位载体形态方面的附注。

b) 出现情况

本字段选择使用，可重复。

c) 指示符

指水符1：未定义，填空格。

指示符2：未定义，填空格。

d) 子字段

1) 子字段表

e) 字段内容注释

——本字段附注的著录可以自由行文，如果需要著录多个有关载体形态的附注，可以重复本字段进行分别著录。

f) 相关字段

215一一载体形态项：载体形态数据以格式化形式著录于215字段，未著录于215字段的有关载体形态方面的其他信息，需要时，则著录于307字段。

7.2.4.9 310——利用方式附注

a) 字段定义

本字段著录有关档案著录单位利用方式方面的附。

b) 出现情况

本字段选择使用，可重复。

c) 指示符

指示符1：未定义，填空格。

指示符2：未定义，填空格。

d) 子字段

1) 子字段表

e) 字段内容注释

——著录单位的利用方式是指档案的阅览、复印和摘录。

——本字段附注的著录可以自由行文。如果需要著录多个有关利用方式的附注，可以重复本字段进行分别著录。

7.2.4.10 311——连接字段附注

a) 字段定义

本字段著录与某一连接字段有关的附注。

b) 出现情况

本字段选择使用，可重复。

c) 指示符

指示符1：未定义，填空格。

指示符2：未定义，填空格。

d) 子字段

1) 子字段表

e) 字段内容注释

——本字段著录的附注与4--——记录连接块数据有关。

——4--——记录连接块字段中的数据可用于打印或显示附注；如果从4--——记录连接块字段生成的附注不足以充分指出与相关档案的关系，则可作一个附注著录于本字段，此时其相应的4--——记录连接块字段的第二指示符置“0”，这样，4--——记录连接块字段就不会自动生成附注。

——特别是，著录单位与其488字段所涉及另一著录单位的特别关系，可作附注著录于本字段。

——本字段附注的著录可以自由行文，如果需要著录多个有关连接字段的附注，可以重复本字段进行分别著录。

f) 相关字段

300——一般性附注：虽然300字段可以取代311字段，但建议关于连接字段的数据，或者与连接字段所连接的著录单位的附注，还是使用311字段。

327——目次内容附注：327字段用于不是由连接字段生成的目次内容附注。

7.2.4.11 313——主题检索附注

a) 字段定义

本字段著录关于著录单位主题检索方面的附注。

b) 出现情况

本字段选择使用，可重复。

c) 指示符

指示符1：未定义，填空格。

指示符2：未定义，填空格。

d) 子字段

1) 子字段表

e) 字段内容注释

——本字段可包括著录单位的主题标引或主题分类情况的说明，以及著录单位主题控制的其他方面的信息。如果需要著录多个有关主题或分类的附注，可以重复本字段进行分别著录。

f) 相关字段

230——档案的组织与整理；230字段主要著录档案的内部结构、排序或实体分类体系。

7.2.4.12 314——责任者附注

a) 字段定义

本字段著录关于著录单位的责任者方面的附注。

b) 出现情况

本字段选择使用，可重复。

c) 指示符

指示符1：未定义，填空格。

指示符2：未定义，填空格。

d) 子字段

1) 字段表

e) 字段内容注释

——本字段是与著录单位的责任有关的附注，与责任说明无关（参见304字段）。

——本字段包括的附注是对著录单位负有责任的个人或团体（包括会议）以及未曾著录于记录的个人或团体（包括会议）。

如果需要著录多个有关责任的附注，可以重复本字段进行分别著录。

f) 相关字段

304——题名与责任说明附注：任何与责任说明有关的附注应著录于304字段，而不是著录于314字段。

7--——文件责任块：有关7--——文件责任块的数据的附注，应著录于314字段。

7.2.4.13 317——档案历史沿革附注

a) 字段定义

本字段著录对于著录单位的凭证性、完整性和可理解性具有重要作用的档案历史沿革方面的附注。

b) 出现情况

本字段选择使用，可重复。

c) 指示符

指示符1：未定义，填空格。

指示符2：未定义，填空格。

d) 子字段

1) 子字段表

e) 字段内容注释

——本字段著录对著录单位所具有的拥有权、责任或保管的历次转换，并著录对其当前结构起作用的活动，如有关该著录单位整理的沿革、各个时间的检索工具的编制等，如这些活动所处的时间能够确定，亦可加以著录。

f) 相关字段

345——直接收集来源附注：345字段著录关于著录单位直接收集来源的情况，如果著录单位是直接从形成者处收集到的，可不在317字段著录其保管沿革，但应把此信息作为直接收集来源著录于345字段。

7.2.4.14 318——档案保护操作附注

a) 字段定义

本字段著录关于档案保护信息和保护处理方面的附注。

b) 出现情况

本字段选择使用，可重复。

c) 指示符

指示符1：未定义，填空格。

指示符2：未定义，填空格。

d) 子字段

1) 子字段表

2) 子字段说明

$a 保护操作，是指为保护档案而实施的保护性措施。本字段不可重复。

$b 保护操作标识，是指代码或标识，可以用来识别所实施的保护操作，或将其与操作时间连在一起识别。本子字段可重复。

$c 保护操作时间，所实施的保护操作的时间按GB/T 7408的标准形式著录：CCYYMMDD。其中CCYY表示一个日历年，MM表示日历年内日历月的顺序数，DD表示日历月中的日历上日的顺序数。本子字段可重复。

$d 保护操作问隔，当所实施的保护操作的时间不能按确切的时间表示时，使用本子字段。本子字段可重复。

$e 意外操作,当所实施的保护操作的时间和不可预见的事件相关时,使用本子字段。本了字段可重复。

$f 保护操作的授权，是指对所实施的保护操作进行管理的规章制度的正文或引文。本子字段可重复。

$h 保护操作责任者，是指按规定对所实施的保护操作负有责任的个人、机构及职务或职能。本子字段可重复。

$i 保护操作方法，本子字段可重复。

$j 保护操作场所，本子字段可重复。

$k 保护操作的代理机构，本子字段可重复。

$l 被保护档案的状态，是指被保护档案的使用程度或情况。本子字段可重复。

$n 被保护档案的篇幅，当所实施的保护操作影响的是被保护档案的一部分时，使用本子字段著录所涉及的篇幅。本子字段可重复。

$o 被保护档案的单元类型，当所实施的保护操作影响的是被保护档案的一部分时，用本字段著录所涉及的单元类型。本子字段可重复。

$p 不公开附注，著录不能向用户展示的所实施的保护操作方面的附注。本子字段可重复。

$r 公开附注，著录可以向用户展示的所实施的档案保护操作方面的附注。本子字段可重复。

$5 使用本字段的档案馆（室）。本子字段必备，不可重复。

e) 字段内容注释

——使用318字段的档案馆代码，著录于$5子字段，也可采用该档案馆的全称。

——如果采用318字段，则$5子字段为必备字段。

f) 相关字段

905——馆藏信息：905字段的$a档案馆代码子字段，著录的是档案收藏馆的代码；318字段的$5子字段，著录的则是对档案进行保护操作的档案馆代码。

304——题名与责任说明附注：对200字段内容的说明，可以著录于304字段。

7.2.4.15 324——档案原件附注

a) 字段定义

本字段著录关于著录单位原件的留存及存放地方面的附注。

b) 出现情况

本字段选择使用，可重复。

c) 指示符

指示符1：未定义，填空格。

指示符2：本定义，填空格。

d) 子字段

1) 子字段表

e) 字段内容注释

——本字段著录通常含有据……复制、据……影印、据……缩微等词语，或其他语种中的对应词语。

——如果原件已不存在，或其收藏地不详，则注明此情况。

——本字段著录的附注包括一条指向原件的参照，表明档案著录单位是复制件，如影印件、缩微件的附注。

f) 相关字段

305——稿本附注：复制件的原件稿本的附注应著录于324字段，而不是305字段。

325——复制件附注：325是说明复制件的留存及存放地的附注，其著录单位的主体是档案的原件。

7.2.4.16 325——复制件附注

a) 字段定义

本字段著录关于著录单位的复制件的留存及存放地方面的附注。

b) 出现情况

本字段选择使用，可重复。

c) 指示符

指示符1：未定义，填空格。

指示符2：未定义，填空格。

d) 子字段

1) 子字段表

f) 相关字段

305——稿本附注：复制件的原件稿本附注应著录于324字段，而不是著录于305字段。

324——档案原件附注：324是说明原件的留存及存放地的附注，其著录单位的主体是档案的复制件。

7.2.4.17 327——目次内容附注

a) 字段定义

本字段著录关于著录单位目次内容或章节方面的附注。

b) 出现情况

本字段选择使用，可重复。

c) 指示符

指示符1：完整程度指示符。

本指示符表明本字段的附注是否完整地反映了著录单位的目次或章节。

设代码如下：

0=目次或章节的附注是不完整的

1=目次或章节的附注是完整的

指示符2：结构指示符。

设代码如下：

#=非结构式附注

1=结构式附注

d) 子字段

1) 子字段表

2) 子字段说明

$a 附注内容，当著录单位的目次或章节采用非结构式附注时，则全部附注文字均著录于本子字段，而不用其他子字段；如果著录单位的目次或章节采用结构式附注时，则将最高级次的目次或章节著录于本子字段。本子字段可重复。

$b 一级目次/章节，当附注是结构式时，构成著录单位的第一级目次或章节的附注，著录于本子字段。本子字段可重复。

$c 二级目次/章节，当附注是结构式时，构成著录单位的第二级目次或章节的附注，著录于本子字段。本子字段可重复。

$d 三级目次/章节，当附注是结构式时，构成著录单位的第三级目次或章节的附注，著录于本子字段。本子字段可重复。

$d 三级目次/章节，当附注是结构式时，构成著录单位的第三级目次或章节的附注，著录于本子字段。本子字段可重复。

$e 四级目次/章节，当附注是结构式时，构成著录单位的第四级目次或章节的附注，著录于本子字段。本子字段可重复。

$f 五级目次/章节，当附注是结构式时，构成著录单位的第五级目次或章节的附注，著录于本子字段。本子字段可重复。

$g 六级目次/章节，当附注是结构式时，构成著录单位的第六级目次或章节的附注，著录于本子字段。本子字段可重复。

$h 七级目次/章节，当附注是结构式时，构成著录单位的第七级目次或章节的附注，著录于本子字段。本子字段可重复。

$i 八级目次/章节，当附注是结构式时，构成著录单位的第八级目次或章节的附注，著录于本子字段。本子字段可重复。

$p 页码，本子字段著录的是$a至$i各子字段中目次或章节所在的首页页码或起止页码。本了字段可重复。

$z 目次/章节的其他相关信息，本子字段著录的是目次或音节的其他信息，如目次或章节的责任者等。本子字段可重复。

e) 字段内容注释

著录单位的目次或章节，采用非结构式附注时，应分别著录于327字段的各个重复的$a子字段，不使用其他子字段。如果题名后紧接着是责任说明，使用DA/T 18中的著录用标识符号，子字段内各子字段交界处使用标点符号。

——当著录的目次或章节是完整时，即指示符1置“1”时，引导性词语均不著录。当著录的目次或章节是不完整时，即指示符1置“0”时，各种相应的引导性词语应进行著录。

——著录单位的目次或章节，采用结构式附注时，应分别著录于$a至$i各子字段。

7.2.4.18 328 学位论文附注

a) 字段定义

本字段著录关于学位论文方面的附注。

b) 出现情况

c) 指示符

本字段选择使用，可重复。

指示符1：未定义，填空格。

指示符2：结构指示符。

设代码如下：

#=无可用信息

0=结构式附注

1=非结构式附注

d) 子字段

1) 子字段表

2) 子字段说明

$a 附注内容，当学位论文采用是非结构式附注时，则全部附注文字均著录于作本子字段，而不用其他子字段。本子字段不可重复。

$b 论文细节及学位类型，当采用结构式附注时，有关学位级别、学位类型附注著录于本子字段。本子字段不可重复。

$c 学位的学科领域，当采用结构式附注时，有关专业领域或研究方向的附注著录于本子字段。本子字段不可重复。

$d 学位授予时间，当采用结构式附注时，有关学位的授予时间的附注著录于本子字段。时间按GB/T 7408的标准形式著录：CCYYMMDD。其中CCYY表示一个日历年，MM表示日历年内日历月的顺序数，DD表示日历月中的日历日的顺序数。本子字段不可重复。

$e 学位授予机构，当采用结构式附注时，有关学位授予机构的附注著录于本子字段。本子字段不可重复。

$t 论文其他版本的题名，当采用结构式附注时，有关论文其他版本的题名的附注著录于本子字段。本子字段不可重复。

$z 附注前后的说明文字，对某一子字段附注内容的说明文字，可置于该子字段的前面或后面，使用自由行文方式。本子字段可重复。

e) 字段内容注释

——本字段的行文格式应根据DA/T 18的有关规定。

——可只使用一个$a子字段著录全部附注内容，也可根据需要使用$b至$t子字段。

——$z子字段可前于其他任何子字段的前后，以自由行文方式对其作必要的说明。

7.2.4.19 330——提要或摘要附注

a) 字段定义

本字段著录关于著录单位的内容提要或摘要方面的附注。

b) 出现情况

本字段选拌使用，可重复。

c) 指示符

指示符1：未定义，填空格。

指示符2：未定义，填空格。

d) 子字段

1) 子字段表

e) 字段内容注释

——本字段对著录单位的内容范围的著录是指著录单位所涉及的时间、地点、范围及文件类型等，但应与所著录的级别相适应。

——本字段可著录任何种类的提要或摘要，无论是信息性的、陈述性的、评论性的还是评价性的，均可。

——如果需要著录多个有关提要和摘要的附注，可以重复本字段进行分别著录。

f) 相关字段

327——目次内容附注：著录单位内所含的各部分目次或章节内容，应该著录于327字段。

7.2.4.20 333——密级与保管期限附注

a) 字段定义

本字段著录关于著录单位的密级、保管期限及鉴定和销毁方面的附注。

b) 出现情况

本字段选择使用，可重复。

c) 指示符

指示符1：未定义，填空格。

指示符2：未定义，填空格。

d) 子字段

1) 子字段表

e) 字段内容注释

本字段附注的著录可以自由行文方式说明档案著录的密级及保管期限方面的信息。

f) 相关字段

100——通用处理数据：100字段的第17一19字符位置是以代码形式著录密级与保管期限。

7.2.4.2 334——奖惩附注

a) 字段定义

本字段著录关于著录单位的奖惩情况方面的附注。

b) 出现情况

本字段选择使用，可重复。

c) 指示符

指示符1：未定义，填空格。

指示符2：未定义，填空格。

d) 子字段

1) 子字段表

2) 子字段说明

$a 附注内容，当附注内容不易著录于$b至$d子字段时，使用本子字段代替$b至$d子字段，使用自由行文方式著录奖惩情况。本子字段不可重复。

$b 奖惩事由及名称：有关实施的奖惩事由及奖惩名称的附注，著录于本子字段。本子字段不可重复。

$c 奖惩时间，有关实施奖惩的时间的附注，著录于本子字段。时间按GB/T 7408的标准形式著录：CCYYMMDD。其中CCYY 表示一个日历年，MM表示日历年内日历月的顺序数，DD表示日历月中的日历日的顺序数。子字段不可重复。

$d 惩实施机构，有关负责实施奖惩的机构的附注，著录于本子字段。本子字段不可重复。

e) 字段内容注释

——可选择使用或者不使用子字段分别著录的方式。

7.2.4.22 336——电子档案类型附注

a) 字段定义

本字段著录关于著录单位为电子档案类型特征信息方面的附注。

b) 出现情况

本字段选择使用，可重复。

c) 指示符

指示符1：未定义，填空格。

指示符2：未定义，填空格。

d) 子字段

1) 子字段表

e) 字段内容注释

本字段所著录的电子档案类型附注，除了如文本、计算机程序和数字等这样一般性描述外，还可包含更详细的信息，如文本的形式或种类。

f) 相关字段

135——编码数据字段：电子档案：135字段是著录电子册案编码数据的字段。

7.2.4.23 337——系统要求细节附注（电子档案）

a) 字段定义

本字段著录关于著录单位为电子档案的技术细节信息方面的附注。

b) 出现情况

本字段选择使用，可重复。

c) 指示符

指示符1：未定义，填空格。

指示符2：未定义，填空格。

d) 子字段

1) 子字段表

e) 字段内容注释

——本字段所著录的电子档案的技术细节信息，如某种代码体系的缺失情况或文件的物理特征（如记录密度、奇偶性、或块属性）等方面的信息，对于软件，著录软件所使用的程序设计语言、源程序语句数等方面的信息；对于计算机的要求，著录厂家、型号、操作系统或存储设备等方面的信息，对于计算机外围设备，著录驱动器、磁带机、磁盘、终端数或其他外围设备方面的信息，以及支撑软件和相关设备等方面的信息。

7.2.4.24 345——直接收集来源附注

a) 字段定义

本字段著录关于著录单位直接收集来源及方式方面的附注。

b) 出现情况

本字段选择使用，可重复。

c) 指示符

指示符1：未定义，填空格。

指示符2：未定义，填空格。

d) 子字段

1) 子字段表

2) 子字段说明

$a 直接收集来源/地址，是指档案著录单位收集自何处（地点、机构或个人）。本子字段可重复。

$d 直接收集方式，是指著录单位是通过移交、捐赠、购买、交换、寄存或其他等的获得方式。本子字段可重复。

$e 直接收集时间，是指著录单位被移交、捐赠、购买、交换、寄存或其他等获得方式的获得的时间。本子字段可重复。

e) 字段内容注释

——本字段所著录的直接收集来源是指和直接从形成者处对档案所进行的收集。

f) 相关字段

317——档案历史沿革附注：317字段主要著录对于著录单位的凭证性、完整性和可理解性具有重要作用的附注和著录档案的历史沿革。

7.2.4.25 393——系统外字附注

a) 字段定义

本字段著录该记录在录入时字符集里所缺的字符（在记录中用“=”表示）的文字描述。

b) 出现情况

本字段选择使用，可重复。

c) 指示符

指示符1：未定义，填空格。

指示符2：未定义，填空格。

d) 子字段

1) 子字段表

e) 字段内容注释

——本字段用符号和文字来著录系统外字的形状，并注出其汉语拼音。

一一本字段的著录规则是：

1) 在附注中用“(-)”表示减去汉字中的某个部分；

2) 在附注中用“(→) ”表示更换汉字中的某个部分；

3) 在附注中用“(繁)”表示用该字或部件的繁体；

4) 在附注中用“左右结构”表示左右部件合并；

5) 在附注中用“上下结构”表示上下部件合并；

6) 在附注中用“先上下，后左右结构”表示先上下部件合并，然后再左右部件合并；

7) 对难以描述的字，在附注中注明该字所在字典的页码。

7.2.5 4--——记录连接块

a) 定义与字段范围

记录中的每个连接字段部包含着标识被连著录单位的子字段，在连接字段中的数据应足以揭示被连著录单位的记录，如果没有被连著录单位的记录，则应揭示著录单位本身。

本块已定义的字段如下：

1) 先前记录

430——继承

432——替代

2) 后继记录

440——由……继承

442——由……替代

3) 其他稿本

451——同一载体其他稿本

452——不同载体稿本

4) 记录级别

461——全宗

462——类别

463——案卷

464——文件

5) 其他关系

488——其他相关文件

b) 出现情况

——这些字段是可选择的。在一条记录中可包含任意个连接字段。

对于某些连接字段（最明显的是46-记录级别的连接字段），其连接类型需做某种限定。

c) 指示符

指示符1：未定义，填空格。

指示符2：附注指示符。

本指示符表明提供记录的机构在打印或显示该记录时是否利用此字段的数据产生附注。

设指示符代码如下：

0=不作附注

1=作附注

如果不要求作附注，则指示符置“0”；如果要求作附注，则指示符置“1”。

d) 子字段

1) 子字段表

2) 子字段说明

每个$1子字段均包含具有字段标识符、指示符和子字段标识符的完整的数据字段。每个嵌套字段均可重复。

e) 字段内容注释

1) 本块连接字段的结构适用于本块的各个字段。

2) 各个连接字段的属式结构如下：

3) 建议嵌套的字段按其字段标识符的数字大小顺序著录。如果嵌套的是001字段，则无指示符和子字段标识符，因为该子字段数据只包含字段标识符和记录控制号。

4) 由一条完整的记录构成的连接字段，应含有上列必须的数据（当下列字段出现时）：

001——记录标识号

500——统一题名，或

200——$a正题名（如无500字段）

7--——文件责任块中的主要责任者（如有此项）

下刻字段可选择：

020——档号

093——电子文档号

096——文件编号

101——档案语种

119——编码数据字段：档案

200——$a正题名（如果连接字段未包括该数据）

200——$f第一责任说明（如果连接字段未包括该数据）

205——稿本项

210——档案形成时间

215——载体形态项

5) 有时要需用以上这些选择字段著录被连实体。例如，210等字段嵌套于45--——其他稿本，但除上述这些选择字段之外，建议不要再包括其他字段。

6) 如果不是由一个完整记录构成的连接字段应尽可能多地包含上述数据，以提供足够的信息找到所连的记录。

7) 如果被连接的著录单位还未形成一条记录，则应在连接字段内建立该著录单位的目录数据。

f) 相关字段

311——连接字段附注：如果从4--块中的字段不能生成附注，而又需要对出现在该块中的连接关系作附注时，可以用311字段来加以著录。但如果用了311字段，相应的4--块中字段的第二指示符则置“0”。

7.2.5.1 430——继承/432——替代

本部分的如下规定是对前述的4--块中的连接字段格式结构部分的补充。

a) 字段定义

430字段与432字段均用于将现著录单位的记录与先前著录单位记录连接起来。

430——继承：用于实现”后继文件“与“先前文件”之间的连接。

432——替代：用于实现“后继替代文件”与“先前文件"之间的连接。

e) 字段内容注释

档案之间的历史联系存在着一种前后承接的历史关系。如请示与批复、来函与复函、报告与批示等，在这种关系中，请示、来函、报告等都在时间上具有先前文件的性质，故称“先前文件”，而批复、复函、批示等都是随后承接着先前文件而产生的，具有后继文件的性质，故称“后继文件”。

——档案之间还有一种历史联系，即在内容上有着一种前后替代关系，如暂行条例与正式颁布的条例，临时规定与正式发布的规定、奖惩文件与撤消奖惩的文件、任命文件与撤消任命的文件等，在这种关系中，暂行条例、临时规定、奖惩文件及任命文件在内容上都是具有被后者取代的性质，而正式条例、正式规定、撤消奖惩的文件及撤消任命的文件在内容上又具有替代前者的性质，是“后继替代文件”。

f) 相关字段

440——由……继承/442——由……-替代：440字段与442字段均著录与430继承字段/432替代字段具有相对应但却相反的关系。

7.2.5.2 440——由……继承/442——由……替代

本部分的如下规定是对前述的4--块中的连接字段格式结构部分的补充。

a) 字段定义

440字段字段与442字段均用于将现著录单位的记录与后续著录单位记录连接起来。

440——由……继承：用于实现“先前文件”与其“后继文件”之间的连接。

442——由……替代：用于实现“先前文件”与其“后继文件”之间的连接。

e) 字段内容注释

——凡在时间上具有“先前文件”性质的著录单位均可以与具有“后继文件”性质的著录单位实现连接。

——凡在内容上有具有前后替代关系性质的著录单位，其“先前文件”的著录单位均可以与具有“后继替代文件”的著录单位实现连接。

f) 相关字段

430——继承/432——替代：430字段与432字段均著录与440——由……继承字段/442——由……替代字段相对应但却相反的关系。

7.2.5.3 451——同一载体其他稿本

本部分的如下规定是对前述的4--块中的连接字段格式结构部分的补充。

a) 字段定义

本字段用于著录单位与其同一载体的不同稿本的连接。如草稿、修改稿、定稿之间，或不同文种另一稿本之间的连接。

e) 字段内容注释

——本字段可用以连接文件组合或单一文件的其他稿本。

f) 相关字段

452——不同载体稿本：452字段著录不同载体形式的稿本。

7.2.5.4 452——不同载体稿本

本部分的如下规定是对前述的4--块中的连接字段格式结构部分的补充。

a) 字段定义

本字段用于著录单位与其不同载体的稿本之间的连接，如电子版稿本等。

e) 字段内容注释

——本字段可用以连接文件组合或单一文件的不同载体的其他稿本。

f) 相关字段

451——同一载体其他稿本：451字段著录同一载体形式的其他稿本。

7.2.5.5 46-——记录级别

本部分的如下规定是对前述的4--块中的连接字段格式结构部分的补充。

a) 字段定义与范围

1) 461字段至464字段用以著录各条记录在内容上所具有的不同的级别关系。这种级别关系根据档案著录的实际情况，从上至下依次设为：全宗级、类别级、案卷级、文件级和文件分析部分级。

2) 级别的著录，只需向上连接直接邻近的一个级别，这在相关档案之间上共有复杂等级关系的情况下，就能明确断定每个著录单位在级别关系中的位置，在级别关系中处于中间的记录无需同时上连又下连。

3) 所有低于最高级别的著录单位的记录，在其记录头标的第8字符位署的级别关系代码置为“2”；最高级别的著录单位的记录，其记录头标的第8字符位置的级别关系代码置为“1”。

4) 因此，如在数据库中如含有一个全宗、全宗中的类别以及属于该类别的案卷和文件，则应建立下列记录：

——每一份文件建一条记录，每条记录含有一个463字段，用于标识该文件所在的案卷。

——每一个案卷建一条记录，每条记录含有一个462字段，用于标识该案卷所在的类别。

——每一个类别建一条记录，每条记录含有一个461字段，用于标识该类别所在全宗。

——一条全宗的记录。

f) 相关字段

记录头标：记录头标的第8字符位置是表示记录级别关系的代码，该代码与46-字段配合使用。

7.2.5.5.1 461——全宗

本部分的如下规定是对前述的4块中的连接字段格式结构部分的补充。

a) 字段定义

本字段用于著录以档案全宗为著录单位的连接。被连接的著录单位处于全宗级，而含有本字段的记录处于类别级或案卷级。

e) 字段内容注释

——全宗是指一个机关、组织或个人在社会活动中所形成的档案的有机整体。由类别级或案卷级向全宗的连接总是向上的连接。

7.2.5.5.2 462——类别

本部分的如下规定是对前述的4--块中的连接字段格式结构部分的补充。

a) 字段定义

本字段用于著录以档案类别为著录单位的连接。被连接的著录单位处于类别级，而含有本字段的记录处于案卷级或文件级。

e) 字段内容注释

类别是指一个全宗内按档案来源、产生时间、内容和形式的异同而形成的有机整体。

7.2.5.5.3 463——案卷

本部分的如下规定是对前述的4--块中的连接字段格式结构部分的补充。

a) 字段定义

本字段用于著录以档案案卷为著录单位的连接。被连接的著录单位处于案卷级，而含有本字段的记录处于文件级。

e) 字段内容注释

案卷是指著录单位在物理是上分开的，而在内容上却有着密切联系的若干文件经系统整理而形成的档案的基本保管单位。

7.2.5.4 464——文件

本部分的如下规定是对前述的4--块中的连接字段格式结构部分的补充。

a) 字段定义

本字段用于著录以档案的单一文件为著录单位的连接。被连接的著录单位处于文件级，而含有本字段的记录处于文件分析部分级。

e) 字段内容注释

文件是指物理上独立的文件实体，而文件分析部分是指物理上未和单一文件分开的文件部分，如文件的附件等。

7.2.5.6 488——其他相关文件

本部分的如下规定是对前述的4--块中的连接字段格式结构部分的补充。

a) 字段定义

本字段用于连接著录单位与4--块中其他的字段未提供的、或不能根据源格式确定的特定关系的著录单位的连接。

e) 字段内容注释

由于488字段未指明著录单位与被连著录单位的相互关系的特征，所以，本字段不能用来产生附注。

f) 相关字段

311——连接字段附注：如果不能利用488字段生成附注，那么，著录单位与488字段所指的著录单位之间的关系的附注，应著录于311字段。

7.2.6 5--——相关题名块

a) 定义与字段范围

本块著录除正题名以外而又通常出现在书稿著录单位实体上的与所著录书稿档案相关的题名。

本块已定义的字段如下：

500——统一题名

510——并列正题名

c) 指示符

相关题名字段的第一指示符用于区分题名的意义，说明著录机构是否用该题名建立检索点。如果在5--块的字段中，生成独立的题名检索点，则第一指示符取值为“1”。如果无需生成检索点，则第一指示符取值为“0”。

d) 子字段

相关子字段的具体用法要参照各个相应的字段。

e) 本块内容注释

1) 检索点和附注

相关题名字段的内容可以作为检索点，并用于和生成附注。生成附注时，可以基于字段标识符生成一个前导词。

2) 连接记录

5--块中的题名，不是与其他记录的连接，而是与以书稿档案为著录单位的相关的交替题名的连接。但是，除被连的著录单位的正题名外，5--块中的字段可以嵌入4--块中的字段内，或取代被连的著录单位的正题名。

3) 著录用标识符号

著录用标识符号是按照著录机构的具体实践著录于5--块中的字段中。

4) 非排序字符

题名开始处的非排序字符，可在交换时省略掉。或者用目录控制字符集（ISO 6630）中的08/08 和08/09字符。在实例中可用“≠NSB≠”和“≠NSE≠”说明这些字符的用法。

5) 并列不同正题名

用重复相应的不同题名字段方法著录并列的不同正题名。

7.2.6.1 500——统一题名

a) 字段定义

若一书稿档案中有多个题名（包括原文语种的不同题名和不同语种译文的题名时） ，为将不同正题名的同一书稿档案的不同版本汇集在一起，著录机构选取一个特定的题名作为统一题名，通过该特定题名识别具有不问题名的书稿档案。为使该题名取得唯一性，还可以加著一些附加数据元。

b) 出现情况

本字段选择使用，可重复。

指示符1：题名意义指示符。

本指示符表明统一题名是否作为独立的题名检索点，即是否作统一题名的检索点。

设指示符代码如下：

0=统一题名无检索意义

1=统一题名有检索意义

指示符2：代码值置“0"。

d)子字段

1) 子字段表

2) 子字段说明

$a 统一题名，即该题名为通用题名，不包括其他修饰成份，凡用500字段，本子字段必须出现，不可重复。

$b 文种，本子字段可重复。

$h 分册号，若著录单位仅是统一题名的书稿的某个分册，本子字段著录该分册号，对于各个分册，本子字段可重复。

$i 分册题名，若著录单位仅是统一题名的书稿的某个分册，本子字段著录该分册的题名，对于各个分册，本子字段串重复。

$k 形成日期，如需要在统一题名中著录形成日期，可选用本子字段，本子字段不可重复。但书稿档案的形成日期仍应著录于210字段。

$l 形式副标目，附加给标目的标准短语，以便更进一步说明统一题名。本子字段不可重复。

$m 语种，书稿档案的语种，如需将语种作为统一题名的组成部分时选用本子字段，本子字段不可重复。如果著录单位有多个语种，则应将多个语种著录于一个$m子字段之内。

$n 其他信息，著录未著录于其他子字段的任何信息，本子字段可重复。

$q 稿本，本子字段不可重复。

$3 规范记录号，题名标目的规范记录的控制号。本子字段不可重复。

$9 统一题名汉语拼音，本子字段不可重复。

7.2.6.2 510——并列正题名

a) 字段定义

本字段著录的并列正题名，即书稿档案中不同语言或文字的正题名，用于生成附注或检索点。

b) 字段出现情况

本字段供选择使用，可重复。

c) 指示符

指示符1：题名意义指示符。

本指示符表明是否用并列正题名生成检索点。

设指示符代码如下：

0=并列正题名无检索意义

1=并列正题名有检索意义

指示符2：术定义，填空格。

d) 子字段

1) 子字段表

2) 子字段说明

$a 并列正题名。是指书稿档案的主要题名，它与200$a正题名的诸种或文字有关，不包括该语种的其他信息。本子字段不可重复。

$e 其他题名信息，是指从从属于$a并列正题名、并作为检索点的组成部分或附注的副题名和其他题名信息。本子字段可重复。

$h 分册号，是指著录由主要题各和分册题名标识的、且与$a并列正题名语种相同的书稿档案的分册号 。本子字段可重复。

$i 分册题名，是指著录由主要题名和分册题名标识的、且与$a并列正题名语种相同的书稿档案的分册题名。本子字段可重复。

$j 交替题名所属的卷次。本了字段可重复。

$n 其他信息，著录要在附注中显示的文字。本子字段可重复。

$z 并列正题名语种，是指标识并列正题名的语种。本子字段不可重复。

e) 字段内容注释

——本字段用于著录并列正题名，可用于生成附注，如果第一指示符置为“1”，则数据应按检索形式著录，这就可能涉及到去掉题名中的首字虚词。

——如果要将并列正题名作为题名与责任说明的组成部分，应将其著录于200字段的$d子字段，如果有并列其他题名信息，则应将其著录于200字段的$e子字段。

——如果要用本字段生成附注，则可生成导词“并列题名”。

f) 相关字段

200——题名与责任说明项：将并列正题名与正题名、其他题名信息和责任说明，著录于记录的著录信息块时，应将其著录于200字段。

304——题名与责任说明附注：304字段著录并列正题名附注，当在200字段未著录并列正题名文字时，用304字段著录与并列正题名有关的说明性附注。

7.2.7 6--——主题分析块

a) 定义与字段范围

本块著录由词语或符号构成的不同系统的主题数据。

b) 出现情况

本块已定义的字段如下：

1) 主题标目

600——主题——人多

601——主题——机关团体名

602——主题——家族名

605——主题——题名

606——主题——职能

607——主题——地名

610——非控主题词

2) 主题分析

660——地区代码

3) 分类号

690——《中国图书馆分类法》分类号

692——《中国科学院图书馆图书分类法》分类号

694——《中国档案分类法》分类号

696——其他档案分类法分类号

6--块中的字段除606字段和694字段外，均为选择使用。

e) 本块内容注释

著录用标识符号按源格式中的方式著录。

7.2.7.1 600——主题一一人名

a) 字段定义

本字段著尿的人名是著录单位的主题，即人名主题，该主题以检索点形式出现，并附加有可供选择的主题附加信息。

b) 出现情况

本字段选择使用，可重复。

c) 指示符

指示符1：未定义，填空格。

指示符2：名称著录形式指示符。

本指示符表明名称是按直序方式著录，还是按倒序式著录。

设指示符代码如下：

0=名称按直序方式著录

即中国人名和汉译外国人名为直序方式著录。

1=名称按倒序方式著录

即外国人名姓倒序式著录。

d) 子字段

2) 子字段说明

$a 标目要素，是指标目中用作标目要素的个人名称部分，中国人的姓和名均著录了于此，名称按标目要素排序，只划记录中出现此字段，就应该有本子字段。本子字段不可重复。

$b 非标目要素的名称部分，是指在当标目要素为姓或家族姓时名称的其他部分，如姓的名字或教名等，如果本子字段出现，名称形式指示符的值应牌为“1”。本子字段不重复。

$c 名称附加（不包括年代），是指这部分并不是完整名称的组成部分，而是附加部分，如职称、头衔、职业或籍贯等。如有第二个或连续出现的这种附加，本子字段可重复。

$f 日期，是指附属于个人名称的日期，任何日期类型的表示（例如，生年、卒年），均以完整形式或缩略形式著录于本子字段，在字段中所给出的有关个人的各种日期，均应著录于本子字段。本子字段不可重复。

$g 名的首字母的全称形式，是指当名以首字母的缩与形式著录$b子字段时，并且其首字母的缩写形式及全称形式均需著录时，将名的全称形式著录于本子字段。本子字段不可重复。

$j 形式复分，是指用于著录档案的形式类型，如手册、论文集、文摘、索引、教材等。本子字段可重复。

$x 主题复分，是指用于在人名标目中著录使人名更专指的主题词。本子字段可重复。

$y 地区复分，是指用于在人名标目中著录与人名有关的地名的主题词。本子字段可重复。

$z 年代复分，是指用于在人名标目中著录与人名有关的年代的主题词。本子字段可重复。

$2 系统代码，是指主题标目所用的词表系统或主题词表的代码标识。本子字段不可重复。

设主题词表代码如下：

zt=中国档案主题词表

ct=汉语主题词表

$3 规范记录号，是指人名标目的规范记录的控制号。本子字段不可重复。

e) 字段内容注释

——本字段著录作为主题的个人名称标目，这些标目的结构与对著录单位内容负有责任的个人责任者的标目结构相同。子字段$a、$b、$c和、$f与701字段形式一样，这些子字段的范围与内容的详细说明见701 字段。

——本字段与701字段不同，可著录除名称及其附加成分以外的其他主题成分，这些主题成分加在主题标目上，以进一步说明与人名主题相关的主题、地点或时间。但是本字段均应按档案著录机构所采用的主题词表系统及其规则进行著录。

f) 相关字段

601——主题——机关团体名：如果主题是机关团体名，而不是人名，应著录于601字段。

602——主题——家族名：如果主题是家族名，而不是人名，应著录于602字段。

7.2.7.2 601——主题——机关团体名

a) 字段定义

本字段著录的机关团体名是作为所著录单位的主题，即机关团体名主题，该主题以检索点形式出现，并附加有可供选择的主题附加信息。

b) 出现情况

本字段选择使用，可重复。

c) 指示符

指示符1：会议指示符。

本指示符表明是否为会议。如果会议名称是机关团体名称的次级部分，则将其称为机关闭体名称。如果源格式不区分会议名和机关闭体名，则本指示符应著录填充符。

设指示符代码如下：

0=机关团体名

1=会议

指示符2：名称著录形式指示符。

设代码如下：

0=倒置名称

机关团体名称或会议的第一个词以首字母缩略词或与个人名称有关的人名开始，可用倒置形式。

1=地区名称

用于与政府或其他行政管辖机构有关的机关闭体名称。

2=直序名称

用于所有其他类型的机关团体名称。

d) 子字段

1) 子字段表

2) 子字段说明

$a 标目要素，是指标目中用作标目要素的机关闭体名称部分，名称按标目要素排序，只要记录中出现此字段，就应该著录本子字段。本子字段不可重复。

$b 副标目，是指标目要素层次中的次级部分名称主题词，或按地名著录的团体名称，其第一级标目要素为地名，由本字段著录下级机关团体名，遇有多个次级部分时，本子字段可重复。

$c 名称附加或限定词，是指著录人员给机关团体名所作的任何附加或限定，但不是会议的届次、地点和日期。本子字段可重复。

$d 会议届次，是指作为标目组成部分的会议届次。本子字段不可重复。

$e 会议地点，是指会议举办地作为标目的组成部分时的地名。本子字段不可重复。

$f 会议日期，是指作为标目组成部分的会议日期。本子字段不可重复。

$g 名称倒置部分，是指为了便于按一个更可用于检索的主题词著录该机关财团体，将机关团体名的起始处的任何名称部分倒置于后。本子字段不可重复。

$h 名称其他部分，是指在倒置部分标目中，伴随倒置名称的其他名称部分，本子字段不可重复。

$j 形式复分，是指用于著录档案的形式、类型，如手册、论文集、文摘、索引、教材等。本子字段可重复。

$x 主题复分，是指用于在机关团体名标目中著录使机关团体名更专指的主题词。本子字段可重复。

$y 地区复分，是指用于在机关团体名标目中著录与机关团体名有关的地和名的主题词。本子字段可重复。

$z 年代复分，是指用于在机关团体名标目中著录与机关团体名有关的年代的主题词。本子字段可重复。

$2 系统代码，是指主题标目所用的词表系统或主题词表的代码形式标识。本子字段不可重复。

$3 规范记录号，是指机关团体名标目的规范记录的控制号。本子字段不可重复。

e) 字段内容注释

——本字段著录作为主题的机关团体名称标目，这些标目的结构与对著录单位内容负责的机关团体责任的标目结构相同。子字段$a、$b、$c、$d、$e、$f和$h与711字段形式一样，这些子字段的范围与内容的详细说明见711字段。

——本字段与711字段不同，可菩录除名称及其附加成份以外的其他主题，这种主题词加在主题标目上，以进一步说明机关团体名的主题、地点或时间。本字段均应按档案著录机构所采用的主题词表系统及其规则进行著录。

f) 相关字段

600——主题——人名：如果主题是人名，而不是机关团体名，应著录于600字段。

602——主题——家族名：如果主题是家族名，而不是机关团体名，应著录于602字段。

7.2.7.3 602——主题——家族名


a）字段定义


本字段著录的家族名是作为所著录单位的主题，即家族名主题，该主题以检索点形式出现，并附加有可供选择的主题附加信息。


b）出现情况


本字段选择使用，可重复。


c）指示符


指示符l：未定义，填空格
。

指示符2：未定义，填空格。


d）子字段


1）子字段表

2) 子字段说明

$a 标目要素，是指标目中用作标目上要素的家族名称部分，名称按标目此素排序，只要记录中出现此字段，就应该有本子字段。本子字段不可重复。

$b 日期，是指作为标目的组成部分时的家族日期。本子字段不可重复。

$i 形式复分,是指用于著录档案的形式、类型，如手册、论文集、文摘、索引、教材等。本子字段可重复。

$j 主题复分，是指用于在家族名标目中著录进一步描述家族名方面的主题词。本子字段可重复。

$y 地区复分，是指用于在家族名标目中著录与家族名有关的地名的主题词。本子字段可重复。

$z 年代复分，是指用于在家族名标目中著录与家族名有关的年代的主题词。本子字段可重复。

$2 系统代码，是指主题标目所用的词表系统或主题词表的代码形式标识。本子字段不可重复。

$3 规范记录号，是指家族名标目的规范记录的控制号。本子字段不可重复。

e) 字段内容注释

——本字段菩录作为主题的家族名称标目，这些标目的结构与对著录单位内容负责的家族名称的标是结构相同。

——本字段可著录除名称及其附加成份以外的其他主题，这种主题词加在主题标目上，以进一步说明家族名的主题、地点或时间。

——本字段均应按档案档案馆（室）所采用的主题间表系统及其规则进行著录。

f) 相关字段

600——主题——人名：如果主题是人名，而不是家族名，应著录于600字段。

601——主题——机关团体名：如果主题是机关团体名，而不是家族名，应著录于601字段。

7.2.7.4 605——主题——题名

a) 字段定义

本字段著录的题名是作为著录单位的主题，即题名主题，该题名作为检索点主要用于书稿档案的著录。

b) 出现情况

本字段选择使用，可重复。

c) 指示符

指示符1：未定义，填空格。

指示符2：未定义，填空格。

d) 子字段

1) 子字段表

2) 子字段说明

$a 书稿题名，是指著录单位的简短题名或正题名。本子字段不可重复。

$h 分册号，是指当主题仅涉及到$a子字段中所著录题名的书稿的某一部分，即分册时，用本子字段著录该分册的号码。本子字段可重复。

$i 分册名,是指当主题仅涉及到 $$a 子字段中所著录题名的书稿的某一部分.即分册时,用本子字段著录该分册的题名。本子字段可重复。

$k 形成日期，是指当必须作为统一题名的组成部分以便区分档案著录单位时，用本子字段著录关于档案著录单位的形成日期。本子字段不可重复 。

$l 形式副标目，是指为了进一步说明统一题名，而给标目加著的说明性标准短语。本子字段不可重复。

$m 语种，是指作为标目组成部分的语种，当著录单位是多语种而没有主要语种时，则各个语种均应著录于一个$m子字段内。本子字段不可重复。

$n 其他题名信息，著录其他子字段没有提供的任何信息。本子字段可重复。

$q 稿本，是指著录单位的稿本或稿本的形成时间。本子字段不可重复。

$j 形式复分，是指用于著录档案的形式、类型，如手册、论文集、文摘、索引、教材等。本子字段可重复。

$x 主题复分，是指用于在题名标目中著录使题名更专指的主题词。本子字段可重复。

$y 地区复分，是指用于在题名标目中著录与题名有关的地名的主题词。本子字段可重复。

$z 年代复分，是指用于在题名标目中著录与题名有关的年代的主题词。本子字段可重复。

$2 系统代码，是指主题标目所用的词表系统或主题词表的代码形式标识。本子字段不可重复。

$3 规范记录号，是指题名标目的规范记录的控制号，本子字段不可重复。

7.2.7.5 606——主题——职能

a) 字段定义

本字段著录用作主题标目的一般主题词或词组主题词。

b) 出现情况

本字段必备，可重复。

c) 指示符

指示符1：主题词级别。

本指示符用于区分主要主题词和次要主题词，如果一个主题词，涵盖了属于著录单位的中心内容或主题，则该主题词被认为是主要词，取值为“1”，如果涵盖了属于著录单位内容或主题的不太重要的方面，则被认为是次要词，取值为“2”, 当不区分主要词和次要词时，取值为“0”。

设指示符代码如下：

0=未区分主要词与次要词

1=主要词

2=次要词

#=无信息

指示符2：未定义。填空格。

d) 子字段

1) 子字段表

2) 子字段说明

$a 标目要素，是指按所用主题词标引系统规定的词形著录作为主题的语词。木子字段不可重复。

$j 形式复分，是指用于著录档案的形式、类型，如手册、论文集、文摘、索引、教材等。本子字段可重复。

$x 主题复分，是指用于在主题标目中著录使主题更才指的主题词。本子字段可重复。

$y 地区复分，是指用于在主题标目中著录与主题有关的地名的主题词。本子字段可重复。

$z 年代复分，是指用于在主题标目中著录与主题有关的年代的主题词。本子字段可重复。

$2 系统代码，是指主题标目所用的词表系统或主题词表的代码形式标识。本子字段不可重复。

$3 规范记录号，是指主题标目的规范记录控制号。本子字段不可重复。

e)  字段内容注释

——本字段均应按档案关录机构所采用的主题间表系统及其规则进行著录。

f) 相关字段

607——主题——地名：主题标目是地名，应著录于607字段。

7.2.7.6 607——主题——地名

a) 字段定义

本字段著录的地名是作为著录单位的主题，即地名主题。

b) 出现情况

本字段必备，可重复。

c) 指示符

指示符1：未定义，填空格。

指示符2：未定义，填空格。

d) 子字段

1) 子字段表

2) 子字段说明

$a 标目要素，是指按所用主题词标引系统规定的词形著录作为主题的语词。木子字段不可重复。

$j 形式复分，是指用于著录档案的形式、类型，如手册、论文集、文摘、索引、教材等。本子字段可重复。

$x 主题复分，是指用于在主题标目中著录使主题更才指的主题词。本子字段可重复。

$y 地区复分，是指用于在题名标目中著录与题名有关的地名的主题词。本子字段可重复。

$z 年代复分，是指用于在题名标目中著录与题名有关的年代的主题词。本子字段可重复。

$2 系统代码，是指主题标目所用的词表系统或主题词表的代码形式标识。本子字段不可重复。

$3 规范记录号，是指题名标目的规范记录的控制号。本子字段不可重复。

e) 字段内容注释

——本字段均应按档案著录机构所采用的主题词表系统及其规则进行著录。

f) 相关字段

601——主题——机关团体名：如果主题为行政管辖范围的名称并包括下级机构名称时，应作为机关团体名称著录于601字段。

660——地区代码：著录单位内容所涵盖的地区，以代码形式著录于660字段。

7.2.7.7 610——非控主题词

a) 字段定义

本字段著录关于揭示著录单位的主题的语词，是取自《中国档案主题词表》等主题词表之外的和自由词。

b) 出现情况

本字段选择使用，可重复。

c) 指示符

指示符1：未定义，填空格。

指示符2：林定义，填空格。

d) 子字段

1) 子字段表

2) 子字段说明

$a 如果揭示著录单位主题的非控主题词多于一个时，本子字段可重复。

e) 字段内容注释

——本字段著录控制词表之外的、自选的非控主题词。

——主题词如果是选自控制词表，则应将受控主题词著录于600至607字段，并用$2著明主题词标引系统的代码。

f) 相关字段

600——主题——人名：受控的人名主题词，著录于600字段。

601——主题——机关团体名：受控的机关团体名主题词，著录于601字段。

602——主题——家族名：受控的家族名主题词，著录于602字段。

605——主题——题名：受控的题名主题词，著录于605字段。

606——主题——职能：受控的职能主题词，著录于606字段。

607——主题——地名：受控的地名主题词，著录于607字段。

7.2.7.8 660——地区代码

a) 字段定义

本字段著录关于著录单位涵盖的地区代码。

b) 出现情况

本子段选择使用，可重复。

c) 指示符

指示符1：未定义，填空格。

指示符2：未定义，填空格。

d) 子字段

1) 子字段表

2) 子字段说明

$a 世界地区代码，著录世界的地区代码，本子字段不可重复。

$b 建国后国内地区代码，著录中华人民共和国成立的中国国内的地区代码，本子字段可重复。

$c 民国时期国内地区代码，著录民国时期的中国国内的地区代码，本子字段可重复。

$d 清代以前（包括清代）国内地区代码，著录清代以前（包括清代）的中国国内的地区代码，本子字段可重复。

e) 字段内容注释

——中华人民共和同成立后的中国地区代码，按GB/ZT 2260规定的数字码进行普录。

——民国时期的地区代码，按《中国档案分类法<民国档案分类表>》所附的《民国时期行政区划表》进行著录。

——清代以前的地区划代码,按《中国档案分类法<清代档案分类表>》所附的《清代时期行政区划表》进行著录。

——世界地区代码，按GB/T 2659 所规定的两字符拉丁字母代码进行著录。

——当著录的地区代公多于一个时，每个地区代码著录一个单独的字段。内容涉及中国国内地区时，用$a子字段著录代表中国的代码，用$b、$c或$d子字段著录国内区域代码。

f) 相关字段

607——主题——地名：不能用660地区代码代替607地名主题。

7.2.7.9 690——《中国图书馆分类法》分类号

a) 字段定义

本字段著录关于著录单位的分类号，该分类号按《中国图书馆分类法》标引。

b) 出现情况

本字段选择使用，可重复。

c) 指示符

指示符1：未定义，填空格。

d) 子字段

1) 子字段表

2) 子字段说明

$a 分类号根据《中国图书馆分类法》标引，本子字段不可重复。

$v 说明分类号取自《中国图书馆分类法》第几版，本子字段不可重复。

7.2.7.10 692——《中国科学院图书馆图书分类法》分类号

a) 字段定义

本字段著录关于著录单位的分类号，该分类号按《中国科学院图书馆图书分类法》标引。

b) 出现情况

本字自选择使用，可重复。

c) 指示符

指示符1：未定义，填空格。

指示符2：未定义，填空格。

d) 子字段

1) 子字段表

2) 子字段说明

$a 分类号根据《中国科学院图书馆图书分类法》标引，本子字段不可重复。

$v 说明分类号取自《中国科学院风书馆周书分类法》第几版，本子字段不可重复。

7.2.7.11 694——《中国档案分类法》分类号

a) 字段定义

本字段著录关于著录单位的分类号，该分类号按《中国档案分类法》标引。

b) 出规情况

本字段选择使用，可重复。

c) 指示符

指示符1：未定义，填空格。

指示符2：未定义，填空格。

d) 子字段

1) 子字段表

2) 子字段说明

$a 分类号根据《中国档案分类法<中华人民共和国档案分类表>》标引，本子字段不可重复。

$b 分类号根据《中国档案分类法<新民主主义档案分类表>》标引，本子字段不可重复。

$c 分类号根据《中国档案分类法<民国档案分类表>》标引，本子字段不可重复。

$d 分类号根据《中国档案分类法<清代档案分类表>》标引，本子字段不可重复。

$v 说明分类号取自《中国档案分类法》第几版，本子字段不可重复。

7.2.7.12 696——其他档案分类法分类号

a) 字段定义

本字段著录关于著录单位的分类号，该分类号取自《中国档案分类法》以外的其他档案分类法。

b) 出现情况

本字段选择使用，可重复。

c) 指示符

指示符1：未定义，填空格。

指示符2：未定义，填空格。

d) 子字段

1) 子字段表

2) 子字段说明

$a 分类号根据其他档案分类法标引，本子字段不可重复。

$d 说明所采用的其他分类法的名称，本子字段不可重复。

$v 说明分类号取自其他档案分类法第几版，本子字段不可重复。

7.2.8 7--——文件责任块

a) 定义与字段范围

本块著录关于对著录单位负有某种责任形式的个人或机关闭体的名称。需要建立检索点的责任者，泛指所有与著录单位有关的个人，机关团体或家族。

b) 出现情况：

本块已定义的字段如下：

1) 个人各称

701——人名——文件等同责任

702——人名——文件次要责任

2) 机关团体或会议和名称

711——机关团体名——文件等同责任

712——机关团体名——文件次要责任

3) 家族名称

721——家族名——文件等同责任

722——家族名——文件次要责任

c) 本块内容注释

1) 可将所有具有同等责任的个人、机关团体和家族视为负有等同责任，对于具有浅层责任的个人，机关团体或家族可视为负有次要责任。

2) 如果不能确定具有何种等级的责任，均可视为等同责任。

7.2.8.1 701——人名——文件等同责任

a) 字段定义

本字段著录的名称，是以检索点形式出现的对文件负有等同责任的个人名称。

b) 出现情况

本字段选择使用，可重复。

c) 指示符

指示符1：未定义，填空格。

指示符2：名称形式指示符。

本指示符表明名称是按直序方式著录，还是按倒序方式著录。

设指示符代码如下：

0=名称按直序方式著录

即中国人名和汉译外国人名为直序方式著录。

1=名称按倒序方式著录

即外国人名姓倒序式著录。

d) 子字段

1) 子字段表

2)子字段说明

$a 标目要素，是指标目中用作标目要素的个人名称部分，中国人的姓和名均著录于此，注意，但第二指示符，即名称形式指示符的值应置为“0”，如果701字段出现，本子字段为必备字段。本子字段不可重复。

$b 名称的其余部分，是指在当标目要素为姓或族姓时名称的其他部分，如姓的名字或教名等，如果本子字段出现，第二指示符，即名称形式指示符的值应置为“1”，首字母缩写的展开形式应著录于$g子字段。子字段不可重复。

$c 名称附加（不包括年代），是指该个名称的补充说明成分，如职称、头衔、学位、职业、性别、朝代、国别、籍贯或外文名称等。如有第二个或连续出现的这种成分附加，本子字段可重复。

$f 日期，是指附属于个人名称的日期，任何日期类型的表示（例如。生年、卒年），均以完整形式或缩略形式记人本子字段，在字段中所给出的有关个人的各种日期，均应著录于本子字段。本子字段不可重复。

$g 外国人姓名原文，若需要同时著录缩写与拼写完全形式时，用$b子字段著录外国人名和或教名的首字母缩写，用$g子字段著录人名或教名拼写完全的形式。本子字段不可重复。

$p 任职机构/地址，本子字段包含责任者在形成著录单位时的任职机构或地址。本子字段不可重复。

$3 规范记录号，是指用作标目的规范记录的控制号，本子字段不可重复。

$4 关系词，用于著明字段中给出的人名与所涉及的著录单位之间的责任方式。可直接著录责任方式，如起草、编写、口述、校对、审、审校、阅、签发、监印、缮写等。本子字段可重复。

f) 相关字段

200——题名与责任说明项：200 $f 子字段是第一责任说明，按档案上出现的形式著录。如果第一责任说明中有二个以上的个人名称，则第一个人名称后，其余的名称通常都是负有等同责任的名称，可按检索点形式，将其著录于701字段。

701——人名——文件次要责任：702字段著录比701字段责任少的次要责任者。

7.2.8.2 702——人名——文件次要责任

a) 字段定义

本字段著录的名称，是以检索点形式出现的对著录单位负有次要责任的个人和名称。

b) 出现情况

本字段选择使用，可重复。

c) 指示符

指示符同701字段。

d) 子字段

子字段设置同701字段。

f) 相关字段

200——题名与责任说明项：200 $g子字段是其他责任说明，按档案上出现的形式著录。该子字段中著录的个人名称，是负有次要责任的个人名称，其检索点形式著录于702字段。

701——人名——文件等同责任：等同是指第二或更多主要责任者，如果源格式不区分主要与次要责任者时，所有人个人名称均著录于701字段。

7.2.8.3 711——机关团体名——文件等同责任

a) 字段定义

本字段著录的名称，是以检索点形式出现的对著录单位负有等同责任的机关团体名称。

b) 出现情况

本字段选择使用，可重复。

c) 指示符

指示符1：会议指示符。

本指示符表明是否是会议。如果会议名称是机关团体名称的次级部分，则该名称被视为机关团体名称。如果源格式不区分会议名和机关团体名，则本指示符应著录填充符。

设指示符代码如下：

0=机关团体名

1=会议

指示符2：名称形式指示符。

设指示符代码如下：

0=倒置名称

机关团体名或会议的第一个词以首字母缩略词或与一个人名称有关的人名开始时，可用倒置形式。

1=地区名称

用于与政府或其他行政管辖机构有关的机关团体名称，按地区名称著录。

2=直序名称

用于所有其他类型的机关团体名称。

d) 子字段

1) 子字段表

2) 子字段说明

$a 标目要素，是指标目中用作标目要素的机关团体名称部分，如果711字段出现，本子字段为必备字段。本子字段不可重复。

$b 副标目，是指标目要素层次中的次级部分名称主题词，或按地名著录的团体名称，其第一级标目要素为地名，由本了字段著录下级机关团体名，遇有多个次级部分时，本子字段可重复。

$c 附加名称或限定，是指除会议届次、地点、时间以外的机关团体名的任何附加或限定。本子字段可重复。

$d 会议届次，是指作为标目组成部分的会议届次，本子字段可重复。

$e 会议地点，是指会议举办地作为标目的组成部分时的地名。本子字段不可重复。

$f 会议日期，是指作为标目组成部分的会议日期。本子字段不可重复。

$g 名称倒置部分，是指为了将名称中更可能用于检索的词作为标目要素，原来在开头处的名称部分，则倒置于后。本子字段用于著录名称的倒置部分。例如：以外国人名开头的机关团体名称，以名称中的姓作为标目要素，那么，名称中的名教名或其缩写即为倒置部分，应将其著录在本子字段。本子字段不可重复。

$h 名称其他部分，本子字段著录在倒置部分标目中，伴随倒置名称的其他名称部分，本子字段可重复。

$p 任职机构/地址，本子字段著录机关团体的地址。本子字段不可重复。

$3 规范记录号，是指用作标目的规范记录的控制号，本子字段不可重复。

$4 关系词，用于著明字段中给出的机关团体名与所涉及的著录单位之间的责任方式。可直接著录责任方式，如起草、编写、校对、审、审校、阅、签发、监印、缮写等。本子字段可重复。

f) 相关字段

200——题名与责任说明项：200 $f 子字段是第一责任说明，按档案上出现的形式著录。如果第一责任说明中有两个以上的团体和名称，则第一团体名称后，其余的团体和名称通常是负有等同责任的名称，可按检索点形式，将其著录于711字段。

712——机关团体名——文件次要责任：负有次要责任的机关团体名，应著录于712字段。

7.2.8.4 712——机关团体名——文件次要责任

a) 本字段若录的名称，是以检索点形式出现的对著录单位负有次要责任的机关团体名称。

b) 出现情况

本字段选择使用，可重复。

c) 指示符同711字段。

d) 子字段

子字段设置同711字段。

f) 相关字段

200——题名与责任说明项：200 $g 子字段是其他责任说明，按档案上出现的形式著录。该子字段中著录的团体名称，是负有次要责任的团体名称，其检索点形式著录于712字段。

711——机关闭体名——文件等同责任：等同是指第二或更多主要责任者，如果源格式不区分主要与次要责任者时，所有机关团体名称均著录于711字段。

7.2.8.5 721——家族名——文件等同责任

a) 本字段著录的家族名，是以检索点形式出现对著录单位负有等同责任的家族名。

b) 出现情况

本字段选择使用，可重复。

c) 指示符

指示符1：未定义，填空格。

指示符2：未定义，填空格。

d) 子字段

1) 子字自表

2) 子字段说明

$a 标目要素，标目中用作标目要素的家族名部分，如果721字段出现，本子字段为必备字段，不可重复。

$f 日期，作为标目的组成部分时的家族日期，本子字段不可重复。

$3 规范记录号，用作标目的规范记录的控制号，本子字段不可重复。

$4 关系词用于著明字段中给出的家族名与所涉及的著录单位之间的责任方式。可直接著录责任方式，本子字段可重复。

f) 相关字段

200——题名与责任说明项：200 $f 子字段是第一责任说明，按档案上出现的形式著录。如果第一责任说明中有两个以上的家族名称，则第一家族名后，其余的家族名通常是负有等问责任的名称，可按检索点形式，将其著录于721字段。

722——家族名——文件次要去任：负有次要责任的家族名，应著录于722字段。

7.2.8.6 722——家族名——文件次要责任

a) 字段定义

本字段著录的名称，是以检索点形式出现的对著录单位负有次要责任的家族名称本字段。

b) 出现情况

本字段选择使用，可重复。

c) 指示符

指示符同721字段。

d) 子字段

子字段设置同721字段。

f) 相关字段

200——题名与责任说明项：200 $g 子字段是其他责任说明，按档案上出现的形式著录。该字段中著录的家族名，是负有次要责任的家族名称，其检索点形式著录于722字段。

721——家族名——等同责任者：等同是指第二或更多主要责任者，如果源格式不区分主要与次要责任者时，所有家族名称均著录于711字段。

7.2.9 8--——国际使用块

a) 定义与字段范围

本块著录国际上一致约定的不适合著录于0--至7--块的字段。

b) 出现情况

本块已定义的字段如下：

801——记录来源

830——一般编目注记

856——电子档案地址与检索

886——从源格式不能转换的数据

7.2.9.1 801——记录来源

a) 字段定义

本字段著录记录来源的说明，包括：产生数据的机构，将数据录制成机读形式的机构，更改原始记录或数据的机构以及发行现行记录的机构。

b) 出现情况

本字段为必备字段，可重复。

c) 指示符

指示符1：未定义，填空格。

指示符2：功能指示符。

本指示符表明子字段$b中给出的机构的功能。

设指示符代码如下：

0=原始著录机构

著录编制记录数据的机构。

1=转录机构

著录将数据转换为机读形式的机构。

2=更改机构

著录修正记录的内容或记录结构的机构。

3=发行机构

著录发行记录的机构。

d) 子字段

1) 子字段表

2) 子字段说明

$a 国家，以两个字符代码形式表示编制或发行记录的国家。木子字段不可重复。

$b 机构，可用全称表示机构，本子字段不可重复。

$c 处理日期，是指记录更改或发行的日期，以八位数字按GB/T 7408的标准形式著录：CCYYMMDD。其中CCYY表示一个日历年，MM表示日历年内日历月的顺序数，DD表示日历月中的日历日的顺序数。本子字段不可重复。

$g 著录规则，著录所采用的著录规则，仅用于第二指示符的值为“0”或“2”的情况下，本子字段选择作用，可重复。

$2 著录所采用的机读目录格式名称。本子字段选择作用，不可重复。

f) 相关字段

记录头标：记录头标第 18 字符位置是著录格式的代码,用以表明编制记录时所依据的著录规则。

100——通用处理数据：100字段的第0一7字符位置是表示记录入档的日期，这个日期有可能与801字段的转换日期相同，但是这个时间仍应在801字段重复著录。

7.2.9.2 830——一般编目注记

a) 字段定义

本字段著录有关著录单位是如何著录的及由谁著录的等方而的信息。

b) 出现情况

本字段选择使用。可重复。

c) 指示符

指示符1：未定义，填空格。

指示符2：未定义，填空格。

d) 字段表

1) 子字段表

2) 子字段说明

$a 注记文字，当注记内容不易著录于$b至$g子字段时，使用本子字段，以自由行文方式著录。本子字段不可重复。

$b 著录人员，有关著录人员的注记著录于本子字段。本子字段可重复。

$c 著录时间，有关著录叶间的注记著录于本子字段。时间按GB/T 7408的标准形式著录：CCYYMMDD。其中CCYY表示一个日历年，MM表示日历年内日历月的顺序数，DD表示日历月中的日历日的顺序数。本子字段不可重复。

$d 校对人员，有关校对人员的注记著录于本子字段。本子字段可重复。

$e 校对时间，有关校对时间的注记著录于本子字段。时间按GB/T 7408的标准形式著录。本子字段可重复。

$f 录入人员，有关录入人员的注记著录于木子字段。木子字段可重复。

$g 录入时间，有关校对时间的注记著录于本子字段。时间按GB/T 7408的标准形式著录。本子字段不可重复。

e) 字段内容注释

——本字段用以著录编目人员的各种工作注记。例如著录中所利用的参考资料，记录的编制者及著录时间等。

7.2.9.3 856一一电子档案地址与检索

a) 字段定义

本字段著录有关著录单位的所需检索电子档案的信息。该信息标识电子档案有效的电子地址。它也包含用第一指示符所指的存取方法检索电子档案的信息。本字段提供的信息为电子档案的电子传送和网上登录创造了必备的条件。在某些情况下，本字段上只著录唯一性的数据元素，让用户检索远程主机上的地址表以获得检索电子档案所需的信息。

b) 出现情况

本字段选择使用，但当地址数据元素发生变化（子字段$a、$b、$d）和使用多种检索方法时，本字段可重复。当作为著录单位的电子档案有多个电子文档名（子字段$f时，字段也可重复，但若一著录单位的电子文件分成若干部分联机存储或检索的除外。

c) 指示符

指示符1：检索方法。

设指示符代码如下：

#=无提供信息

0=电子邮件（E-mail）

1=文件传输协议（FTP）

2=远程登录（Telnet）

3=拨号上网（Dial-up）

4=超文本传输功议（HTTP）

7=子字段$y中指定的方法

指示符2：未定义，填空格。

d) 字段表

1) 子字段表

2) 子字段说明

$a 主机名，本子字段可重复。

$b 检索号，是指与主机关联的检索号。如果电子文件是因特网的信息资源，则它可能是因特网协议（IP）数字地址；如果是通过电话线拨号上网，则它可能是电话号码。这种数据可能经常变化，可由系统生成，非固定存储。如果856字段内所有其他信息也适用，本子字段可重复。

在本子字段著录电话号码，则按下列格式著录：

[国家代码]-[地区代码]-[电话号码]；

如：

0086-010-78780618

表示：0086[中国代码]-010[北京代码]-78780618[电话号码]。

如果有分机号，则在电话号但后置×，再接分机号。

如：

0086一010一55081061×515

表示：有分机号的电话号码。

$c 压缩信息，本子字段可重复。

$d 路径，本子字段可重复。

$e 最近一次检索的日期和时间，是指电子档案最近一次被检索的日期与时间。日期以八位数字按GB/T 7408的标准形式著录：CCYYMMDD。其中CCYY表示一个日历年，MM表示日历年内日历月的顺序数，DD表示日历月中的日历日的顺序数；时间按GB/T 7408的标准形式著录为：hhmmss，其中hh表示“小时”，mm表示“分钟”，ss表示“秒”。各项数据均右边对齐，位数不足时，空位填“0”。本子字段不可重复。

$f 电子文档名，是指存在于$a主机内$d目录/子目录内的文档名。如果一个逻辑文件分成几部分以不同的名称存储，则本子字段可重复。在这种情况下，各部分作为一个单独的著录单位进行著录。如果一个文件可用不同的文档名检索，则可重复856字段，各相应文件的电子文档名应著录于$f子字段。文件名可仿通配符（如“*”或“?”），并在$z解释文件命名方法。本子字段可重复。

$h 用户名，包括用户名或用户请求的处理者名，通常是主机地址之前（@之前）的数据。本子字段不可重复。

$i 指令，是指需要远程主机处理基个请求的指令或命令。木子字段可重复。

$j 位/秒（Bits per second，简称BPS）是指当连接主机时每秒可传输数据的最低和了最高位数（二进制单位）。著录位/秒（BPS）的语法结构是：

[最高BPS]一[最低BPS]；

如果只给出最低BPS，则为：

一[最低BPS]；

如果只给出最高BPS，则为：

[最高BPS]一。

本子字段不可重复。

$k 口令，是指用于著录的通用口令，不含安全保密要求的口令。木子字段不可重复。

$l 登录/注册，是指不要求保密的一般登录/注册的字符串，如“Logon”、“Login”等。本子字段不可重复。

$m 检索帮助连接，即著录提供检索子字段$a指定的主机上的电子资源的有关联系信息，用于帮助用户检索。本子字段可重复。

$n 子字段$a中的主机地址名，是指子字段$a中的主机所在地的地址名称或地理名称的完整形式。木子宁段不可重复。

$o 操作系统，是指子字段$a中的主机所用的操作系统。本子字段不可重复。

$p 端口，网址的一部分，用于标识在主机上所进行的处理或服务。本子字段不可重复。

$q 电子文件格式类型，包含一个电子文件局式类型的标识，用以确定数据是如何在网上传送。通常文本文件可以字符数据（即ASCⅡ字符） 传送。有非ASCⅡ字符集字符的文本文件或非文本文件（如计算机程序、网像数据）必须用另一种文件传送方式传送，通常是二进制方式。电子文件的格式类型可从因特网上注册的Internet Media类型（MIME类型）表中选定。本子字段不可重复。

$r 设置，是指用于传送数据的设置。设置包括：

3) 数据位数（位数/字符）； 

2) 停位数（标识一个字节结束的二进制位数）；

3) 奇偶校验（使用奇偶校验技术）。

以上这些元素的诸法结构是：

[奇偶校验]一[数据位数]一[停位数]；

如果只提供奇偶校验，其他元素和其短槛均省略，即：

[奇偶校验]；

如果只提供其他元素之一，则被省略掉的元素它的短横保留，即：

[奇偶校验]一一[停位数]；

或：

[奇偶校验]一[数据位数]一。

奇偶校验的值是：O（奇数）、E（偶数）、N（无）、S（空格）和M（符导）。本子字段不可重复。

$s 文件大小，是指存储在子字段$f文件名里的文件大小。一般用8位的字节表示。当文件名重复时，本子字段可重复，并直接将木子字段置于相应的$f之后。

$t 终端仿真，系统所支持的终端仿真，终端仿真通常在远程登录时使用。本子字段可重复。

$u 统一资源地址，统一资源地址（URL）以标准语法提供电子存取数据。该数据能用于采用Internet协议自动检索电子档案。结合856字段的其他子字段的数据可构成一个URL。但是也可以使用子字段$u替代其他子字段或补充其他子字段不包含的信息。如果有多个URL需要著录，可重复856字段。本子字段不可重复。

$v 有效检索时间，在本子字段指定的地址可检索电子文件的有效时间，按GB/T 7408的标准形式著录。本子字段可重复。

$w 记录控制号，本子字段可重复。

$x 非公共附注，与856字段标识的电子地址相关的附注。附注的形式不完整或不用于公共显示。本子字段可重复。

$y 检索方法，当第一指示符为“7”，用本子字段说明其检索方法。本子字段可以包括第一指示符所指的三个主要TCP/IP协议以外的检索方法。本子字段的数据对应于统一资源地址（URL）。本子字段不可重复。

$z 公开说明，本子字段可重复。

$2 链接文本，用于替代$u（URI）中的URL的显示。当出现$2时，必须链接其内容，而$u链接的是目标。本子字段可重复。

7.2.9.4 886——从源格式不能转换的数据

本字段著录从源格式不能转换至本标准相应的专指字段的数据。

b) 出现情况

本字段选择使用，可重复。

c) 指示符

指示符1：字段类起指示符。

设指示符代码如下：

0=记录头标

1=变长控制字段（0--无指示符或子字段的字段）

2=变长数据字段（010-999字段）

3=其他源格式数据字段

指示符2：未定义，填空格。

d) 字段表

1) 子字段表

2) 子字段说明

$a 源格式字段标识符，当指示符1置“0”时，则无本子字段。只有在源格式有字段标识符时才会使用本子字段。886字段的所有$a子字段均为源格式字段分配的字段标识符的值。本子字段可重复。

$b 源格式字段指示符和子字段，著录源格式中按照原顺序排列的字段的指示符、子字段标识符和子字段。只有在源格式字段中有指示符的值和子字段时才会使用本子字段。886 字段的所有$b子字段均为源格式字段分配的值。本子字段可重复。

$z 其他源格式字段，是指源格式中不具有指示符和子字段的数据字段，著录于本子字段。本子字段可重复。

$2 系统代码，是指机读目录格式的名称。$2出规在886所有子字段之首。本子字段不可重复。

e) 字段内容注释

——对于无法和转换成本标准中专指字段的源格式记录中的数据元，如果要对其加以保留，可著录于本字段。

7.2.10.1 9--——国内使用块

a) 定义与字段范围

本块著录一些本单位有关馆藏信息等有交换意义的数据字段。

b) 出现情况

本块已定义的字段如下：

905——馆藏信息

7.2.10.1 905——馆藏信息

a) 字段定义

本字段著录有关著录单位的索取信息。

b) 出现情况

本字段必备，可重复。

c) 指示符

指示符1：未定义，填空格。

指示符2：未定义，填空格。

d) 字段表

1) 子字段表

2) 子字段说明

$a 档案馆代码，依据《编制全国档案馆名称代码实施细则》所赋予的代码著录，以唯一地标识收藏著录单位的档案馆。本子字段必备，可重复。

$b 案卷目录起止号，是指构成著录单位的案卷目录的起始号和终止号。本子字段可重复。

$c 类别起止号，是指构成著录单位的类别的起始号与终止号。本子字段可重复。

$d 类别数量，是指构成著录单位的类别的数量。本子字段可重复。

$e 案卷起止号，是指构成著录单位的案卷的起始号与终止号。本子字段可重复。

$f 案卷数量，是指构成著录单位的案卷的数量。本子字段可重复。

$g 件起止号，是指构成著录单位的文件的起始号与终止号。本子字段可重复。

$h 件数量，是指构成著录单位的件的数量。本子字段可重复。

$v 收藏地址号，是指著录单位的收藏地址号。本子字段可重复。

$z 其他馆藏信息，不能著录于$a至$v子字段的其他馆藏信息著录于本子字段。本子字段可重复。

f) 相关字段

093——电子文档号：由档案馆（室）赋予电子档案的电子文档号，著录于093字段。

098——缩微号：由档案馆（室）赋子档案缩微制品的编号，著录于098字段。

原文链接：https://openstd.samr.gov.cn/bzgk/gb/newGbInfo?hcno=12DAF13F8559973BFB1BCFEDEA895A21